現代的なソーシャル イントラネットの普及

ベテランのイントラネット ユーザーなら、イントラネットは過ぎ去った過去の遺物であると思うかもしれません。「いかす」や「ナウい」のように、聞くだけでダイヤルアップの音を聞いていた時代に引き戻されるような言葉です。「イントラネット」と聞いて皆さんはおそらく、「まだそんな言葉を使っている人がいるの?」と思ったでしょう。イントラネットはデジタルの集会場であり、同僚同士がクリエイティブなアイデアを交換してアドバイスを貰い、プロジェクトや共通の興味を通じて繋がりを育むための拠点となるように作られました。意図は適切でしたが、最初のバージョンはエンゲージメントの欠如や情報の古さなど、従業員の積極的な利用を妨げる障壁のせいで発展しませんでした。だからといって、イントラネットが消え去ったことは一度もありません。ただ、その言葉に魔力がなくなっただけです。データが溢れかえる時代を迎え、イントラネットは時代に適応し、従業員が実際に時間を過ごしたいと思える、現代的な社交の場となりました。皆様が独自の活気に溢れた職場のコラボレーション コミュニティを作成するのであれば、過去の失敗から学んで次世代のソーシャル イントラネットのメリットのすべてを取り入れることが重要です。

ビジネスを前面に、パーティは後ろで

ソーシャル イントラネットは、紙の書類や個人のオンライン ドライブから救い出された情報の単なるデジタル倉庫ではありません。企業はこれを利用して、各従業員が互いに何を行っているのかを完全に把握できるようにし、アイデアを共有するよう奨励することで、オープンな文化を作れます。イントラネットによって最も接点の少ない同僚同士がコラボレーションを始めて、すべてのチームと部門間の繋がりを刺激できます。ソーシャル イントラネットでは、1 人はみんなのために、みんなは 1 人のために動きます。技術に長けた CEO から初々しい新人インターンまで、ユーザーは業務を熟して目標を達成するために必要なものを共有してアクセスできます。

チームがオープンなコラボレーション ワークスペースに入ると...

ソーシャル イントラネットは、同僚とコンテンツだけではなく人と人も繋ぎます。

ポジティブな雰囲気を作ります。非常に協調的な企業でさえ、疎外感を抱く従業員が存在する可能性があります。現代のソーシャル イントラネットでは、誰もが対等な立場に置かれます。イントラネットを適切に (役職やレベルに関係なく会話やドキュメントに平等にアクセスできるように) 設定することによって、肯定的な気持ちで、他のユーザーのプロジェクトに対して自分の考えを投稿したり自分のプロジェクトに対するフィードバックを歓迎したりできるようになります。自信を持って共有できるスペースによって、従業員は同僚、チーム、会社と繋がっていると感じやすくなります。

サイロ化を解消します。ソーシャル イントラネットを使用すると、従業員は自分の仕事と他のチームやオフィスの最優先事項を結び付けて全体像を把握できます。コンテンツ マーケティングの Mike が自分の SEO のゴールを大幅に上回っていて、あなたのプロジェクトのメンターに適任であると判明しましたが、あなたと顔見知りであっても話すほどではない同僚と廊下で会釈を交わすだけでは、このことを予測することはなかったでしょう。

橋渡しをします。リモート文化が「最新の流行」から「理想的な働き方」へと変化するにつれて、同僚を同じ文化圏内に保つことは、これまでになく重要になっています。ソーシャル イントラネットを通じた仮想接続によって、従業員があらゆるタイム ゾーンでアイデアについて話し合って共有できるようにします。

イントラネットは Walkman^®と同じ道をたどったか?

社内コミュニケーション チーム、人事マネージャー、イントラネット推進派に最大の課題について質問すると、高確率で「意欲向上」と答えます。会社のイントラネットに関して言えば、無関心はポップアップ広告よりも横行していて、取り除くことは同様に困難です。従業員をイントラネットに惹きつけて好んで使用するようにするには、まずは従業員を遠ざけている要因に対処する必要があります。

トップダウンの風潮。企業の階層の最上位にある上司は、従業員からフィードバックを得たり下位の社員からすばらしいアイデアを聞いたりする際に、輪から外れることがよくあります。イントラネットを使用すると下位から上位に向けた会話が可能になるため、新人の従業員であっても安心して一言意見を追加できます。歓迎されていると感じられる環境であるほど、さらに議論を交わして上司にその場で直接フィードバックできます。

迅速に応答するための手段がない。テクノロジーの進展速度では、実際のところ、幼い子供でさえ自分のスマートフォンを持つようになるのは時間の問題です。人々は絵文字、GIF、いいね! ボタンを使用して友人や家族と自由にコミュニケーションを取り、アイデアを認め、すばやく意見を発信しています。従業員が、応答手段が限られていて身動きが取れないと感じている場合は、同僚と関わり合ったりプロジェクトに貢献したりする可能性は非常に低くなります。

専門的すぎる。当初、従来型のイントラネットは IT チーム用に構築されました。コンテンツの投稿には複数の面倒なステップが必要で、簡単な画像での返信など考えが及びませんでした。コンテンツが最終的に利用可能になると、今度は厄介な版権の問題がありました。イントラネットに参加するためにオリンピック レベルの複雑な手順を踏む必要があるのなら、それよりも廊下で交わす会話を単純に選択するでしょう。

古くなったコンテンツ。イントラネットが Forrester で言うところの「がらくた置き場」になった場合は、無限の巻物と化します。ブランディング ガイドや企業ポリシーなどの貴重な情報を検索し、その結果、非常に古い今日ではもう関連性のないコンテンツが見つかるだけのことに、ユーザーは頭を使いたがりません。

遅いか役に立たない検索エンジン。現在の検索エンジンは、場合によっては入力するよりも速く、どんな質問に対しても即座に関連性のある回答を見つけることを可能にしました。時間がかかりすぎたり、役に立たない情報を排出したりする検索機能では生き残れません。ユーザーは、Amazon プライム パッケージなら 1 日早く届くというような、適切な情報を求めています。

モバイル フレンドリーでない。20 年前にイントラネットが初登場したとき、人々はまだ印刷された新聞を読んでいました。現在、スマートフォンは私たちにとって頼りになるもう 1 つの腕になっています。ユーザーは、スマートフォンやタブレットでの投稿、共有、読み取りが簡単ではないイントラネットについてじっくり学ぼうとは思いません。

おおまかな分析。あなたとあなたのチームがソーシャル イントラネットを採用するか開始する取り組みの主要な推進者である場合は、ソーシャル イントラネットをいつ、どのように、なぜ使用するのかを把握する必要があります。適当な憶測ではなく、質の高い分析を見つけることに焦点を当ててください。詳細を把握することで、ユーザー フレンドリーな変更を行い、より目を引くコンテンツを生成し、重要で関連性の高いコンテンツを最新の状態に保ち、数回クリックしないと表示されないようなすべてのコンテンツを排除できるようになります。

ソーシャル イントラネットの成功に必要な機能とツール

選択したソフトウェアにこれらの機能とツールが標準装備されていることを確認して、イントラネットを繁栄させていきましょう。

あらゆる場所に作成者がいる。すばらしいアイデアは、組織のどのレベルにあるどの頭脳からでも生まれる可能性があり、偶然に生まれることもあります。(万博の屋台でボウルを使い果たしてワッフルで間に合わせたりしなければ、まだボウルからアイスクリームを食べていたでしょう)。既製のテンプレートなどの簡単なオーサリング ツールを使用すると、どのチームのユーザーも貢献できるようになり、組織はイントラネットでのトリクルダウン効果を回避できます。

投稿の裏にいる人物を知る。同僚について知っていることが名前と一般的なアバターだけでは、架け橋を築くことは困難です。人々は同僚が何をしているのか、組織のどの部分に属しているのか、何に取り組んでいるのかを知りたいと考えています。ソーシャル インターネットには、誰が何をしているのか、どこでそれをしているのかが従業員にひと目で分かるように、プロフィール用の場所が必要です。

モバイル対応。この記事を電話で読んでいるなら、片手を挙げてください。外出先でも簡単にログインできてセキュリティが保証されたソーシャル イントラネットは、ポケットに収まるネットワークとして理想的です。そう、女性のジーンズのポケットにもぴったりです。

魅力的なコンテンツ。「本を表紙で判断するな」というフレーズは廃れつつあります。従業員は、画像、ビデオ、GIF などの目を引くビジュアルを特徴とするコンテンツに関わる可能性が高くなります。コンテンツは、電話やタブレットでもデスクトップと同じくらいに優れた美観を備えている必要があります。

ソーシャル共有機能。ソーシャル メディア ネットワークで「拡散される」ことは、オンラインの宝くじに当選することと同じです。イントラネットで共有されるという同じ評価を得るには、コンテンツを簡単に渡せる機能が必要です。友人にミームを渡すのと同じくらい簡単に、ユーザーがいいね! を付けてコメントしたり、同僚をフォローしたり、同僚をメンションしたりできるようになったりしたとき、イントラネットはより共有に値するコンテンツのターゲットとなります。

簡単なアクセス。IT の電話番号は不要になります。ソーシャル イントラネットを使用すると、部門やユーザー自身によってアクセスと権限を保護しながら、従業員がスムーズにコンテンツを作成、編集、表示できるようになります。この柔軟性によって IT は解放されてイントラネットのデプロイとカスタマイズに集中できると同時に、無限の会議や山積みの作業指示を回避できます。

まったく新しいコンテンツ。非常に多くの支援の声と協力の声によって、コンテンツ ストリームは一新されて手軽に販売できるようになります。アラートをカスタマイズして配信するシンプルなシステムがあるため、古いものを除外できます。

正確な分析。人は知識が深まるほど成長します。ユーザーが検索した内容や閲覧回数やコメント数が最も多かったコンテンツを把握できる分析を見つけてください。Forrester では、分析を使用してユーザーが検索を実行する方法とタイミングを絞り込むことによって、組織が「検索を中心に据える」ことを提案します。また、これらの検索でどのような場合に「検索結果が出ないのか、または検索結果が多すぎて役に立たないのか」を把握する必要もあります。

ソーシャル イントラネットは均等な機会を作る

チームの強さは、人と人の繋がりの強さによって決まります。繋がりとコラボレーションが組織的に成長できる環境を構築することで、従業員の強みを引き出せます。どうすれば Confluence イントラネット ソフトウェアを使用して組織を変革する力を獲得できるのかをご覧ください。