Uitdaging

Chargebacks kunnen veel tijd, aandacht en inkomsten van een verkoper kosten. Sinds de lancering in 2021 heeft Chargeflow meer dan 15.000 verkopers geholpen bij het automatiseren van hun geschillenproces bij 50 betalingsverwerkers. Het AI-aangedreven platform voor geschillenbeheer van het bedrijf biedt toonaangevende terugvorderingspercentages en winpercentages bij chargebacks.

De snelle acceptatie van Chargeflow onder handelaren zorgde in het begin voor wrijving binnen het financiële team. Omdat het bedrijf alleen succesvol teruggevorderde chargebacks incasseert, moet het weken wachten tot geschillen zijn opgelost voordat het klanten kan factureren. Deze zakelijke beslissing is genomen om handelaren te helpen met hun operationele cashflow, die al onder druk staat door chargebacks. Het handmatig bijhouden en meten van deze gebeurtenissen maakte het moeilijk om te weten wanneer en hoeveel er gefactureerd moest worden, wat leidde tot vertragingen in de inning van inkomsten en het team geen duidelijke manier gaf om het proces te automatiseren.

Deze vertraging werd nog verergerd door het trage en complexe facturatieproces van het bedrijf. Het financiële team van Chargeflow gebruikte spreadsheets om de gedetailleerde gegevens die voor elke factuur nodig waren, handmatig te registreren, te beheren en af te stemmen. Omdat elk geschil apart werd gefactureerd, ontvingen sommige zakelijke handelaren tientallen facturen per week. Chargeflow had een partner nodig om zijn facturatieprocessen te automatiseren, zodat het financiële team zich kon concentreren op het innen van inkomsten.

Het financiële team van Chargeflow had ook moeite om meerdere betalingsverwerkers te combineren. Het bedrijf beheert geschillen bij 50 betalingsverwerkers en verzorgt tegelijkertijd zijn eigen facturatie met behulp van 2 betalingsverwerkers voor 5 producten en 6 betaalmethoden, wat voor de teams veel extra werk met zich meebrengt.

Om zijn efficiënte exponentiële groei te kunnen volhouden, had Chargeflow een uniform systeem nodig om het werk te vereenvoudigen en alle verwerkers op één plek te beheren. “Toen we met Chargeflow begonnen, bouwden we het minimum dat we nodig hadden om aan de slag te gaan. We groeiden zo snel dat we uiteindelijk beseften dat we onze activiteiten moesten optimaliseren om meer inzicht en controle te krijgen over al onze inkomstenstromen, van inkomstenverantwoording, facturatie en incasso tot reconciliatie”, aldus Yuval Ben-Ami, vicepresident Product bij Chargeflow.

Oplossing

In 2025 koos Chargeflow, na meerdere leveranciers te hebben geëvalueerd, voor Stripe om zijn inkomstenactiviteiten te moderniseren en het inzicht in zijn betalingspartners te verbeteren.

“Het was voor ons een makkelijke keuze om voor Stripe te gaan, omdat het alles biedt wat we nodig hebben, gunstigere prijzen hanteert en bewezen betrouwbaar is”, aldus Ben-Ami.

Het bedrijf begon met het gebruik van de functies voor facturatie naar gebruik van Billing. Naast het gebruik van de uitgebreide documentatie en flexibele API's van Stripe, werkte Chargeflow nauw samen met het Billing-team via een gedeeld Slack-kanaal om gebruiksgebaseerde facturatie in te stellen en het resultaatgerichte prijsmodel te automatiseren.

Het facturatiesysteem van Chargeflow activeert nu automatisch een facturatiegebeurtenis wanneer Chargeflow een geschil wint, een geschilwaarschuwing van een kaartnetwerk beheert of een transactie analyseert om toekomstige chargebacks te voorkomen. Deze facturatiegebeurtenissen genereren één geconsolideerde factuur in Stripe Invoicing, waardoor handmatig bijhouden en facturen maken overbodig worden. Chargeflow vermindert nu ook verder mislukte betalingen en stroomlijnt financiële operaties met geautomatiseerde functies voor het terugvorderen van inkomsten, waaronder Smart Retries, dat mislukte betalingspogingen automatisch op optimale tijdstippen opnieuw probeert, en de dienst voor het automatisch bijwerken van creditcardgegevens, dat automatisch verlopen kaartgegevens bijwerkt om het klantverloop te minimaliseren.

Als ontwerppartner en early adopter heeft Chargeflow zijn externe betalingsverwerker geïntegreerd in Billing om de facturatie in één bron te consolideren en te voorkomen dat er meerdere afzonderlijke workflows, facturatielogica's, dashboards en reconciliaties moeten worden beheerd.

“Het is essentieel om één enkele bron van waarheid te hebben”, aldus Ben-Ami. "Deze is zichtbaar voor ons customer success team, zodat zij contact kunnen opnemen met de verkopers die zij beheren. De financiële afdeling hoeft geen rapporten uit verschillende systemen te halen. Dat heeft ons enorm geholpen."

Resultaten

Chargeflow heeft Billing binnen zes weken geïmplementeerd

Het engineeringteam van het bedrijf gebruikte de documentatie van Stripe om het platform snel te implementeren en aan te passen. Ze besteedden een maand aan de implementatie, interne tests en een pilot met 25% van hun verkopers. Twee weken later had het team al zijn verkopers succesvol aan Billing gekoppeld.

Facturatie naar gebruik leverde een facturatienauwkeurigheid van 99% op

Door Stripe te gebruiken om handmatige tracking te vervangen door gemeten facturatiegebeurtenissen, kan Chargeflow nu nauwkeurig controleren in hoeverre de facturatie overeenkomt met de werkelijkheid. Tegenwoordig bereikt het bedrijf een facturatienauwkeurigheid van 99%.

Geautomatiseerde tools zorgden voor een terugvorderingspercentage van 48%

Geautomatiseerde tools zoals Smart Retries en het automatisch bijwerken van creditcardgegevens hielpen Chargeflow om een omzetherstelpercentage van 48% te behalen voor mislukte betalingen gedurende het jaar. Voorheen gebruikte het bedrijf geen tools voor het terugvorderen van inkomsten.

Facturatie met meerdere verwerkers bespaarde 80 uur werk per maand

Chargeflow had maar vijf dagen nodig om zijn facturatiegegevens van andere verwerkers binnen Stripe te verenigen. Sindsdien heeft het FinOps-team van het bedrijf ongeveer 80 uur per maand bespaard door dubbel werk en handmatige gegevensinvoer te elimineren.

“In plaats van meer mensen aan te nemen, konden we twee mensen van ons FinOps-team herplaatsen om zich te concentreren op de uitvoering van onze incassostrategie”, aldus Ben-Ami.