La sfida

Gli storni sottraggono tempo, concentrazione e ricavi agli esercenti. Chargeflow, dal suo lancio nel 2021, ha supportato oltre 15.000 esercenti nell'automatizzazione del processo di gestione delle contestazioni per 50 diversi elaboratori di pagamento. La piattaforma dell'azienda per la gestione delle contestazioni, basata su IA, offre tassi di recupero e di successo sugli storni tra i migliori del settore.

L'adozione rapida di Chargeflow tra i gli esercenti ha creato inizialmente delle difficoltà al team finanziario. Dato che l'azienda riscuote solo gli storni recuperati con successo, deve attendere settimane affinché le contestazioni vengano risolte prima di effettuare gli addebiti ai clienti, una scelta aziendale pensata per aiutare gli esercenti a gestire il loro flusso di cassa operativo, già gravato dagli storni. Il monitoraggio e la misurazione manuale di questi eventi complicava sapere quando e quanto fatturare, creando ritardi nella riscossione dei ricavi e lasciando il team senza un modo chiaro per automatizzare il processo.

Questo ritardo era aggravato da un processo di fatturazione lento e complesso. Il team finanziario di Chargeflow utilizzava fogli di calcolo per registrare, gestire e riconciliare manualmente i dati granulari necessari per ogni fattura. Dato che ogni contestazione veniva addebitata separatamente, alcuni esercenti di grandi dimensioni ricevevano dozzine di fatture a settimana. A Chargeflow serviva un partner per automatizzare i processi di addebito, così da liberare il team finanziario e permettergli di concentrarsi sulla riscossione dei ricavi.

Il team finanziario di Chargeflow aveva inoltre incontrato difficoltà nel gestire contemporaneamente diversi elaboratori di pagamento. L'azienda gestisce le contestazioni relative a 50 elaboratori di pagamento, occupandosi al contempo dell'addebito tramite due elaboratori di pagamento per cinque prodotti e sei metodi di pagamento, creando così un sovraccarico di lavoro per i team.

Per sostenere la sua crescita esponenziale ed efficiente, Chargeflow necessitava di un sistema unificato che semplificasse il lavoro e gestisse tutti gli elaboratori in un unico luogo. "Quando abbiamo avviato Chargeflow, abbiamo creato il minimo indispensabile per iniziare. Siamo cresciuti così rapidamente che alla fine ci siamo resi conto della necessità di ottimizzare le nostre operazioni per ottenere maggiore visibilità e controllo su tutti i nostri flussi di ricavi, dal riconoscimento dei ricavi, all'addebito, alla riscossione e alla riconciliazione", ha affermato Yuval Ben-Ami, vicepresidente del reparto prodotti di Chargeflow.

La soluzione

Nel 2025, dopo aver valutato diversi fornitori, Chargeflow ha scelto Stripe per modernizzare le proprie operazioni di ricavo e migliorare la visibilità tra i partner di pagamento.

"La scelta di Stripe è stata ovvia per noi, poiché offre tutto ciò che ci serve, ha prezzi più convenienti e ha dimostrato la sua affidabilità", ha affermato Ben-Ami.

L'azienda ha iniziato adottando le funzioni di addebito a consumo di Billing. Chargeflow, oltre a sfruttare l'ampia documentazione e le API flessibili di Stripe, ha collaborato strettamente con il team di Billing attraverso un canale Slack condiviso per impostare l'addebito a consumo e automatizzare il suo modello di prezzi basato sui risultati.

Il sistema di fatturazione di Chargeflow ora attiva automaticamente un evento di addebito tutte le volte in cui Chargeflow vince una contestazione, gestisce un avviso di contestazione da un circuito delle carte di credito o analizza una transazione per prevenire un futuro storno. Questi eventi di addebito generano un'unica fattura combinata in Stripe Invoicing, eliminando il monitoraggio manuale e la creazione di fatture. Chargeflow ora riduce ulteriormente i pagamenti non andati a buon fine e semplifica le operazioni finanziarie con funzioni automatizzate di recupero dei ricavi, tra cui Smart Retries, che riprova automaticamente i tentativi di pagamento non riusciti nei momenti ottimali, e l'utilità di aggiornamento carte, che aggiorna automaticamente le informazioni delle carte scadute per ridurre al minimo il tasso di abbandono.

Come di partner di progettazione e utente precoce, Chargeflow ha integrato il proprio elaboratore di pagamenti terzo in Billing per unificare l'addebito in un'unica fonte ed evitare la gestione di più flussi di lavoro, logiche di addebito, dashboard e riconciliazioni separati.

"Disporre di un'unica fonte di informazioni attendibili è fondamentale", ha affermato Ben-Ami. "È a disposizione del nostro team dedicato al successo dei clienti, che può così contattare gli esercenti di cui si occupa. Il reparto finanziario non deve più estrarre i report da sistemi diversi. Ci ha aiutato davvero".

Risultati

Chargeflow ha implementato Billing entro sei settimane

Il team di sviluppatori dell'azienda ha utilizzato la documentazione di Stripe per implementare e personalizzare rapidamente la piattaforma, dedicando un mese all'implementazione, ai test interni e alla fase pilota con il 25% dei propri esercenti. Due settimane dopo, il team era riuscito a effettuare con successo l'attivazione di tutti i propri esercenti in Billing.

L'addebito a consumo ha garantito il 99% di accuratezza

Chargeflow, utilizzando Stripe per sostituire il monitoraggio manuale con eventi di addebito a consumo, è ora in grado di monitorare con precisione la corrispondenza tra gli addebiti e la situazione reale. Oggi l'azienda raggiunge un'accuratezza degli addebiti del 99%.

Gli strumenti automatizzati hanno consentito un tasso di recupero dei ricavi del 48%

Strumenti automatizzati come Smart Retries e utilità di aggiornamento carte hanno consentito a Chargeflow di raggiungere un tasso di recupero dei ricavi pari al 48% per gli addebiti non andati a buon fine nell'arco dell'anno. In precedenza, l'azienda non aveva utilizzato alcun strumento di recupero dei ricavi.

L'addebito con più elaboratori ha consentito un risparmio di 80 ore di lavoro al mese

Chargeflow ha impiegato solo cinque giorni per unificare i propri dati di addebito provenienti da altri processori all'interno di Stripe. Da allora, il team FinOps dell'azienda ha risparmiato circa 80 ore al mese eliminando il lavoro duplicato e l'inserimento manuale dei dati.

"Invece di dover assumere più personale, siamo riusciti a riassegnare due membri del nostro team FinOps affinché si concentrassero sull'attuazione della strategia di riscossione", ha affermato Ben-Ami.