Jak napisać deklarację misji firmy w 5 krokach

Kluczowe wnioski

• Deklaracja misji określa, czym się zajmuje, komu służy i dlaczego istnieje organizacja.

• Skuteczne deklaracje misji są jasne, konkretne, zwięzłe, zorientowane na działanie, autentyczne i przydatne.

• Pisanie deklaracji misji jest łatwiejsze, gdy zespoły wcześniej określą zakres swojej pracy, grupę docelową oraz wartość, jaką wnoszą.

• Deklaracje misji i deklaracje wizji wzajemnie się uzupełniają, ale odpowiadają na różne pytania.

• Najbardziej przydatne deklaracje misji są udostępniane zespołowi, powiązane z planowaniem i wykorzystywane jako wytyczne przy podejmowaniu decyzji.

Z jakich powodów istnieje Twoja organizacja i co warto wiedzieć o jej działalności? Jasno sformułowana deklaracja misji pomaga odpowiedzieć na te pytania w sposób, który zapadnie w pamięć Twojemu zespołowi, klientom i interesariuszom.

Deklarację misji można łatwo stracić z oczu w natłoku codziennych obowiązków. W ankiecie przeprowadzonej przez firmę Deloitte w 2022 roku wśród ponad 4000 pracowników w Wielkiej Brytanii 84% respondentów stwierdziło, że ma co najmniej podstawową wiedzę na temat celu swojej organizacji, ale tylko 48% przyznało, że posiada rozległą wiedzę na ten temat. Ta rozbieżność pokazuje, dlaczego jasna i zapadająca w pamięć deklaracja misji ma znaczenie: pomaga powiązać codzienną pracę z szerszym celem, który za nią stoi.

Na tej stronie wyjaśniamy, czym jest deklaracja misji, dlaczego ma znaczenie, czym różni się od deklaracji wizji oraz jak ją napisać wspólnie z zespołem w 5 praktycznych krokach.

Czym jest deklaracja misji?

Deklaracja misji to krótkie oświadczenie wyjaśniające, czym zajmuje się organizacja, komu służy i dlaczego istnieje.

W najlepszym przypadku deklaracja misji zapewnia wszystkim wspólne zrozumienie celu organizacji. Pomaga liderom, pracownikom i interesariuszom powiązać codzienną pracę z szerszym sensem działania.

Deklaracje misji są przydatne w przypadku firm, organizacji non-profit, działów, zespołów projektowych oraz wszelkich organizacji, które potrzebują lepszej koordynacji działań. Dobrze sformułowana deklaracja może pomóc zespołom w ocenie priorytetów, komunikowaniu wartości oraz podejmowaniu bardziej spójnych decyzji w miarę zmian zachodzących w organizacji.

Dlaczego deklaracja misji jest ważna?

Łatwo jest uznać deklarację misji za zwykły element komunikacji marki. Jednak dobra deklaracja misji pełni ważniejszą funkcję: kształtuje sposób postrzegania organizacji, wyznacza kierunki, na których zespoły koncentrują swoje działania, oraz ułatwia liderom wyjaśnianie decyzji strategicznych.

Jasno sformułowana deklaracja misji może pomóc zespołom:

• wyjaśnić cel działania organizacji;

• koordynować działania kierownictwa, pracowników i interesariuszy;

• podejmować decyzje dotyczące priorytetów i kompromisów;

• komunikować, co wyróżnia organizację;

• zapewnić spójność strategii z codzienną pracą.

Przykładowo zespół może rozważać, czy zająć się nowym produktem, partnerstwem, kampanią lub inicjatywą. Deklaracja misji może pełnić funkcję filtra w procesie podejmowania decyzji: czy dane działanie wspiera cel, grupę docelową i wartości organizacji?

Jest ona szczególnie przydatna, gdy zespoły muszą równoważyć krótkoterminowe szanse z długofalowym kierunkiem rozwoju. Deklaracja misji stanowi dla wszystkich punkt odniesienia podczas planowania strategicznego, dyskusji o zasobach oraz wyznaczania celów, które pozostają zgodne z podstawowym celem organizacji.

Deklaracja misji a deklaracja wizji

Deklaracje misji i deklaracje wizji często wymienia się jednym tchem, ale służą różnym celom. Deklaracja misji koncentruje się na tym, czym organizacja zajmuje się obecnie, natomiast deklaracja wizji dotyczy przyszłości, którą organizacja pragnie współtworzyć.

Wiele organizacji korzysta z obu tych deklaracji, jednak nie należy ich traktować jako zamiennych. Deklaracja misji stanowi podstawę bieżącej działalności, natomiast deklaracja wizji wyznacza cel na przyszłość.

Jak powinna wyglądać dobra deklaracja misji?

Dobra deklaracja misji powinna być łatwa do zrozumienia i przydatna w rzeczywistych sytuacjach. Powinna ułatwiać wyjaśnienie celu działania organizacji gościom lub partnerom. Wewnątrz organizacji powinna stanowić dla zespołów praktyczny punkt odniesienia, gdy muszą dokonywać wyboru między konkurującymi priorytetami, kompromisami lub szansami.

Dobra deklaracja misji jest:

• Czytelna: jej treść powinna być zrozumiała bez dodatkowego kontekstu.

• Konkretna: powinna odzwierciedlać to, czym faktycznie zajmuje się organizacja i komu służy.

• Zwięzła: krótsze deklaracje łatwiej zapamiętać i powtórzyć.

• Zorientowana na działanie: użycie wyrazistych czasowników ułatwia pokazanie, w czym organizacja pomaga ludziom.

• Autentyczna: deklaracja powinna brzmieć naturalnie, a nie jak ogólnikowe, szablonowe hasło.

• Przydatna: zespoły powinny móc wykorzystać ją podczas planowania, komunikacji oraz podejmowania decyzji dotyczących kompromisów.

Najważniejsze jest, aby deklaracja misji zapadała w pamięć, ale jednocześnie pomagała w podejmowaniu decyzji.

Jak napisać deklarację misji w 5 krokach

Pisanie deklaracji misji jest łatwiejsze, gdy zespoły podzielą to zadanie na prostsze pytania. Zamiast od razu próbować sformułować idealne zdanie, zacznij od określenia, czym zajmuje się organizacja, komu służy i jaką wartość tworzy.

Wspólna przestrzeń robocza może znacznie usprawnić ten proces. Zespoły mogą skorzystać ze stron Confluence w celu dokumentowania, komentowania, dodawania wzmianek oraz wspólnego edytowania. Jednocześnie tablice Confluence ułatwiają przeprowadzanie burz mózgów, grupowanie pomysłów oraz porównywanie wstępnych kierunków przed opracowaniem ostatecznej wersji.

Krok 1: Określenie, czym zajmuje się organizacja

Zacznij od podstaw. Jakie produkty, usługi, programy lub rozwiązania dostarcza Twoja organizacja?

W tym pierwszym kroku należy używać prostego języka zamiast marketingowego slangu. Pomocne może być proste pytanie: „W czym właściwie pomagamy ludziom?”.

Przykładowo firma programistyczna może „sprzedawać oprogramowanie do zarządzania projektami”, co jest zasadniczo zgodne z prawdą. Jednak w rzeczywistości pomaga ona zespołom planować pracę, śledzić postępy i współpracować między działami.

Przejrzystą deklarację misji można później łatwiej wykorzystać do wsparcia planowania projektu oraz ustalania priorytetów na poziomie zespołu. Gdy wszyscy zgadzają się co do tego, czym zajmuje się organizacja, łatwiej jest wyjaśnić, dlaczego dana praca ma znaczenie.

Krok 2: Ustalenie, komu służy organizacja

Następnie wskaż główną grupę docelową, którą organizacja wspiera. W zależności od organizacji mogą to być klienci, społeczności, pracownicy, członkowie, pacjenci, studenci bądź inna grupa.

Pomocnym pytaniem jest: „Kto czerpie największe korzyści z naszej pracy?”. Dzięki temu deklaracja misji koncentruje się na ludziach, którym służy, a nie wyłącznie na oferowanych produktach czy usługach.

Niektóre organizacje kierują swoją ofertę do różnych grup docelowych, jednak deklaracja misji pozostać konkretna. Zespół może wskazać jedną główną grupę w ostatecznej wersji, a pozostałe grupy docelowe opisać w innym miejscu dla kontekstu.

Ten krok może również wspierać uzgadnianie celów między działami. Gdy wszyscy pracownicy tak samo rozumieją grupę docelową, zespoły ds. marketingu, operacji i zasobów ludzkich oraz kierownictwo organizacji mogą podejmować bardziej spójne decyzje.

Krok 3: Wyjaśnienie oferowanej wartości

Deklaracja misji powinna opisywać rezultaty lub korzyści, jakie zapewnia organizacja. Wymaga to spojrzenia dalej niż tylko na to, co organizacja sprzedaje lub dostarcza, i skupienia się na tym, co zmienia się na lepsze dzięki jej istnieniu.

Warto zadać sobie pytanie: „Co zmienia się na lepsze dzięki naszej działalności?”. Odpowiedź może dotyczyć oszczędności czasu, poprawy dostępu, wspierania podejmowania lepszych decyzji, budowania zaufania lub tworzenia bardziej zrównoważonych sposobów pracy.

Przykładowo stwierdzenie „świadczymy usługi doradcze” wyjaśnia ofertę. Natomiast „Pomagamy rozwijającym się firmom podejmować świadome decyzje operacyjne” dotyczy w większym stopniu wartości.

To właśnie w tym miejscu deklaracja misji zaczyna być przydatna podczas tworzenia karty zespołu lub strategii na poziomie działu. Umożliwia ona skorzystanie z jasnych sformułowań podczas wyjaśniania, w jaki sposób zespół wnosi swój wkład i dlaczego ten wkład ma znaczenie.

Krok 4: Przygotowanie kilku wariantów deklaracji misji

Gdy zespół już ustali, czym zajmuje się organizacja, komu służy i jaką wartość zapewnia, powinien połączyć te pomysły w kilka możliwych sformułowań. Pierwsza wersja wcale nie musi być idealna.

Spróbujcie napisać jedną wersję, która będzie krótka i bezpośrednia, jedną bardziej opartą na wartościach oraz jedną bardziej skoncentrowaną na grupie docelowej. Pomocna może okazać się prosta struktura:

„Pomagamy [grupa docelowa] w osiągnięciu [rezultat] poprzez [produkt, usługa lub podejście]”.

Firma zajmująca się szkoleniami może spróbować następujących zdań:

• „Pomagamy nowym menedżerom pewnie kierować zespołami dzięki praktycznym szkoleniom i coachingowi”.

• „Wspieramy tworzenie lepiej funkcjonujących miejsc pracy, pomagając menedżerom rozwijać umiejętności skutecznego kierowania ludźmi”.

• „Pomagamy rozwijającym się zespołom przekształcić początkujących menedżerów w pewnych siebie liderów”.

Przeanalizowanie wielu opcji zapewnia zespołowi większą elastyczność. Sprawia również, że proces ten staje się mniej osobisty, ponieważ ludzie mogą porównywać różne punkty widzenia, zamiast bronić wersji odzwierciedlającej perspektywę tylko jednego działu.

Krok 5: Zebranie opinii i wprowadzenie poprawek

Przekazanie wersji roboczych liderom, pracownikom oraz zaufanym interesariuszom może pomóc ustalić, która wersja jest najbardziej przejrzysta, precyzyjna i użyteczna.

Opinie mogą skupiać się na kilku praktycznych pytaniach: Czy ta deklaracja odzwierciedla naszą tożsamość? Czy grupa docelowa została jasno określona? Czy wyjaśnia, jaką wartość oferujemy? Czy zespół mógłby się nią kierować przy podejmowaniu rzeczywistej decyzji?

Ten proces może także wzmacniać kulturę współpracy. Jeśli można zobaczyć, jak powstawała deklaracja i dlaczego podjęto określone decyzje, ostateczna wersja jest postrzegana jako wspólne dzieło, a nie jako coś narzuconego z góry.

Strony Confluence mogą pomóc zespołom zbierać komentarze, porównywać wersje, wzmiankować recenzentów i dokumentować, dlaczego wybrano ostateczną wersję deklaracji. Confluence umożliwia wspólne tworzenie treści za pomocą stron, tablic, baz danych i osadzonych multimediów, dzięki czemu dobrze sprawdza się przy wspólnej dokumentacji strategii.

Przykłady deklaracji misji

Przykłady pomagają pokazać różne sposoby, w jakie firmy wyrażają swój cel, odbiorców i wpływ. Niektóre deklaracje misji koncentrują się na społeczności, inne kładą nacisk na budowanie relacji, handel lub innowacje.

Te przykłady są przydatne, ponieważ pokazują, że deklaracje misji nie muszą mieć tej samej struktury. Najlepsza jest ta wersja, która trafnie oddaje cel organizacji i pomaga ludziom kierować się nim w codziennej pracy.

Szablony deklaracji misji

Szablony pomagają zespołom przejść od rozproszonych pomysłów do gotowego szkicu. Wykorzystaj je jako punkt wyjścia, a następnie dostosuj ich treść, aby ostateczna wersja oddawała charakter organizacji.

Szablon Confluence od wizji do wartości obejmuje wszystkie istotne aspekty, dzięki czemu zespoły mogą przygotować wersję roboczą i wykorzystać komentarze do zbierania opinii. Powstaje w ten sposób widoczny zapis pracy, który pomaga opracować pojedyncze źródło rzetelnych informacji obejmujące ostateczną deklarację misji, powiązany kontekst i przyszłe aktualizacje.

Przekształcanie deklaracji misji we wspólny kierunek działania

Dobra deklaracja misji wyjaśnia, czym zajmuje się organizacja, komu służy i dlaczego jej praca ma znaczenie. Najlepsze deklaracje misji są nie tylko dobrze napisane, ale też udostępniane, omawiane i wykorzystywane.

Ostateczna wersja powinna stać się integralną częścią sposobu, w jaki organizacja się komunikuje i planuje. Zespoły mogą wykorzystywać ją w materiałach onboardingowych, wiadomościach od kadry kierowniczej, kartach zespołów, sesjach planowania i wytycznych dotyczących marki.

Na przykład liderzy mogą odwoływać się do deklaracji misji podczas oceny nowych inicjatyw, a szefowie działów mogą łączyć cele zespołów z szerszym celem organizacji.

Confluence daje zespołom przestrzeń roboczą do przeprowadzania burzy mózgów, przygotowywania wariantów deklaracji misji, zbierania opinii, dokumentowania ostatecznej wersji oraz utrzymywania powiązania misji z planowaniem i wiedzą zespołu.

Usprawnij współpracę przy tworzeniu treści w zespołach za pomocą Confluence.

Najczęściej zadawane pytania na temat deklaracji misji

Jak długa powinna być deklaracja misji?

Deklaracja misji to zazwyczaj jedno zdanie lub kilka krótkich zdań. Optymalna długość pozwala wyjaśnić cel organizacji, opisać jej odbiorców i wartość, a jednocześnie jest na tyle niewielka, że da się łatwo zapamiętać deklarację i ją powtórzyć.

Jeśli deklaracja potrzebuje całego akapitu, aby była zrozumiała, może próbować pomieścić zbyt wiele. Informacje uzupełniające można umieścić w dokumentacji wewnętrznej, wytycznych dotyczących marki lub materiałach strategicznych.

Jak często należy aktualizować deklarację misji?

Deklaracja misji nie musi zmieniać się często, ale należy ją przejrzeć, gdy praca organizacji, jej odbiorcy, rynek lub strategia zmienią się w istotny sposób. Wiele zespołów wraca do niej podczas corocznego planowania lub po istotnych zmianach, takich jak nowy kierunek rozwoju produktu, fuzja, ekspansja czy zmiana grupy odbiorców.

Celem nie jest ciągłe pisanie jej od nowa lub modyfikowanie. Chodzi przede wszystkim o to, żeby nadal odzwierciedlała to, czym zajmuje się organizacja i dlaczego ta praca ma znaczenie.

Czym różni się deklaracja misji od sloganu?

Deklaracja misji wyjaśnia cel organizacji, jej odbiorców i wartość. Służy przede wszystkim do wyznaczania kierunku, wsparcia procesu podejmowania decyzji i zapewniania wewnętrznej spójności.

Slogan to krótkie hasło marketingowe, które ma zapadać klientom w pamięć. Może odzwierciedlać markę, ale zazwyczaj nie zawiera wystarczających szczegółów, aby wyznaczać strategię lub codzienną działalność.

Jak korzystać z deklaracji misji po jej napisaniu?

Deklarację misji można wykorzystywać w onboardingu, sesjach planowania, wiadomościach od kadry kierowniczej, kartach zespołów i materiałach dotyczących marki. Może również pomóc zespołom ocenić, czy nowe inicjatywy są zgodne z celem organizacji. W kontekście onboardingu pomaga nowym członkom zespołu zrozumieć nie tylko to, czym zajmuje się organizacja, ale też jak ich praca wpisuje się w szerszy obraz.

Najbardziej praktyczne podejście to umieszczenie deklaracji misji w widocznym miejscu, powiązanym z wiedzą zespołu. Strona Confluence może zawierać ostateczną wersję, wyjaśniać, jak z niej korzystać, i odsyłać do dokumentów planistycznych, dzięki czemu zespoły mogą wracać do niej przy podejmowaniu ważnych decyzji.