Jak planowanie strategiczne może ułatwić realizację wymagających celów

Kluczowe wnioski

• Planowanie strategiczne to proces określania długoterminowego kierunku działania firmy oraz przydzielania zasobów w celu realizacji nadrzędnej wizji.

• Stanowi kompas dla decyzji biznesowych, zapewniając, że każdy pojedynczy projekt przyczynia się do realizacji głównych celów organizacji.

• Sesje wspólnego planowania zwiększają spójność działań, umożliwiając wszystkim pracownikom zrozumienie ogólnej strategii oraz swojej roli w jej realizacji.

• W każdym kwartale należy przeznaczyć czas na przegląd postępów i aktualizowanie planu działania, aby uwzględnić zmieniające się warunki rynkowe.

Zwolnij i odzyskaj skupienie

Wyobraź sobie początek nowego kwartału (lub nowego roku), w który wkraczasz ze swoim zespołem. Chcecie zakasać rękawy i wspólnie osiągnąć coś znaczącego.

Najpierw należy zdecydować, na czym się skupić. Liderzy firm odgrywają kluczową rolę w wyznaczaniu jasnych priorytetów i prowadzeniu organizacji do osiągnięcia celów długoterminowych.

Na pierwszy rzut oka ta możliwość wygląda bardzo ciekawie, ale sprawy szybko się komplikują. Każdy ma własne zdanie na temat tego, co powinno być priorytetem, i zaczyna przekonywać, dlaczego to jego inicjatywa powinna zostać zrealizowana w pierwszej kolejności.

Dyskusje nad priorytetami pochłaniają tyle czasu, że zespół ma trudności z posuwaniem się naprzód. Planowanie strategiczne pozwala dostosować działania do misji organizacji, dzięki czemu każda inicjatywa wspiera długoterminowe cele. Zapewnia ono przejrzystość, wyznacza kierunek i umożliwia dostosowanie, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na najważniejszych zadaniach.

Takie są skutki braku planu strategicznego w firmie.

Planowanie strategiczne jest dla organizacji niezbędne, aby mogły one odnaleźć się w złożonych środowiskach i poprawić ogólną efektywność.

Czym jest planowanie strategiczne?

Planowanie strategiczne to proces wykorzystywany przez organizacje do określenia kierunku swojego rozwoju, zwykle realizowany przez ich liderów. Pomaga ono dostosować strategię do celów firmy, dzięki czemu podejmowane działania wspierają wizję oraz długoterminowe cele organizacji. Proces ten obejmuje ustalanie priorytetów oraz przydzielanie zasobów w celu realizacji tej wizji.

Łatwo pomylić planowanie strategiczne z planowaniem projektowym. To jednak dwie zupełnie różne rzeczy. Planowanie projektowe koncentruje się na poszczególnych inicjatywach realizowanych przez zespół (na tym, jak każdy projekt zostanie przeprowadzony od powstania do zakończenia).

Planowanie strategiczne ma szerszy zakres. Polega na uwzględnieniu wszystkich projektów w spójnej strategii, która wspiera nadrzędny cel firmy.

Jeśli więc Twój plan strategiczny zawiera deklarację wizji, według której Twoja firma chce być znana „jako najbardziej zaufany ekspert w zarządzaniu zasobami ludzkimi”, to każdy realizowany przez nią projekt powinien odnosić się do tej wizji. Deklaracja wizji określa pożądany przyszły stan organizacji i stanowi element przewodni podczas całego cyklu planowania.

Pomyśl o planowaniu strategicznym jako o kompasie pomagającym firmie i jej liderom podejmować wszystkie decyzje. Określa ono ogólny kontekst, dzięki któremu łatwiej jest nie pogubić się w szczegółach codziennej pracy.

Proces planowania strategicznego zazwyczaj obejmuje kilka etapów, w tym określenie aktualnej sytuacji, opracowanie strategii oraz zarządzanie wynikami.

Dlaczego warto poświęcić czas na planowanie strategiczne?

1. Koncentracja wysiłków (i ograniczenie stresu)

Czy podejmowanie decyzji czasami przypomina rzucanie strzałkami do tarczy? Nie tylko Ty mierzysz się z tym problemem. Z badania McKinsey wynika, że tylko 20% respondentów uważa, że ich organizacje wyjątkowo dobrze radzą sobie z podejmowaniem decyzji.

Pomocny okazuje się tu plan strategiczny. Znajomość kierunku, w którym zmierza firma, pomaga liderom podejmować lepsze decyzje. Ścisłe kierownictwo odgrywa kluczową rolę w wyznaczaniu i komunikowaniu celów strategicznych, dbając o to, aby w zespole panowały zgodność i skupienie na priorytetach organizacji.

Planowanie strategiczne sprawia, że projekty mają określone jasne, wymierne efekty, co pozwala pokazać w jaki sposób konkretne projekty przyczyniają się do realizacji ogólnego planu. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) pomagają monitorować postępy i wspierają podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Ustalenie celów zgodnych z metodą SMART — czyli konkretnych (specific), mierzalnych (measurable), osiągalnych (achievable), istotnych (relevant) i określonych w czasie (time-bound) — jest w planowaniu strategicznym niezbędne w celu zapewnienia jasności i odpowiedzialności.

2. Poprawa komunikacji

Wyobraź sobie, jakie zamieszanie miałoby miejsce w takiej sytuacji: dajesz współpracownikowi wskazówki, aby mu pomóc pobrać kwartalne sprawozdania finansowe. On jednak jest przekonany, że ma zarejestrować numery czeków z bieżącego miesiąca.

To nieporozumienie prowadzi do niepotrzebnej straty czasu i energii. Niestety podobne sytuacje często występują w miejscu pracy. Ponad 80% pracowników przyznaje, że nieporozumienia w pracy zdarzają się bardzo często, często lub sporadycznie.

Gdy ludzie zrozumieją szerszą perspektywę (po zajrzeniu do Twojego planu strategicznego), przesłanie staje się jaśniejsze. Znają już kontekst i podstawowe informacje. Są więc zdolni do zrozumienia wskazówek, dawania instrukcji i pewnego posuwania projektów do przodu.

Zrozumienie kierunku, w jakim zmierza firma, pomaga podejmować bardziej przemyślane decyzje, które wspierają cel końcowy.

3. Zadbaj o spójny punkt widzenia

Przerażające statystyki wskazują, że nawet 95% pracowników firm przyznaje, że nie zna lub nie rozumie ich strategii. To niedobrze!

Pracownicy nie chcą czuć się niedoinformowani lub nie mieć pojęcia, w jaki sposób ich codzienna praca wpływa na rozwój firmy. Dzięki planowi strategicznemu wszyscy członkowie zespołu, niezależnie od stażu, znają cel swojej pracy. Udokumentuj plan strategiczny i zapewnij do niego łatwy dostęp, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości każdy mógł do niego zajrzeć. Kultura organizacyjna odgrywa kluczową rolę we wspieraniu tego dostosowania, wzmacniając wspólne wartości i zachowania. Ważne jest również zapewnienie zgodności na wszystkich poziomach organizacji, aby cele strategiczne i kluczowe wskaźniki efektywności były przekazywane od kadry zarządzającej do poszczególnych pracowników.

Kolejna zaleta planu strategicznego: proces jego tworzenia zwykle wymaga współpracy. Otwarta dyskusja oznacza, że wszystkie strony są zgodne od samego początku. Gdy indywidualne wysiłki są wyraźnie powiązane z celami strategicznymi, zespoły łatwiej zachowują zgodność i motywację. Zaangażowanie ścisłego kierownictwa w komunikowanie wizji strategicznej ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia oporu wobec zmian.

Jak przeanalizować środowisko biznesowe, w którym działa firma

Przed określeniem celów strategicznych potrzebujesz jasnego obrazu otoczenia, w którym działa organizacja. Analiza środowiska biznesowego pozwala zrozumieć, co sprawdza się w organizacji oraz jakie zmiany zachodzą poza nią, dzięki czemu plan opiera się na rzeczywistych uwarunkowaniach.

Uwzględnij czynniki wewnętrzne, takie jak kluczowe kompetencje, kultura organizacyjna, zasoby i możliwości operacyjne, a także czynniki zewnętrzne, w tym trendy rynkowe, konkurencję, regulacje oraz nowe technologie. Prosta analiza SWOT (mocne i słabe strony, szanse, zagrożenia) pomaga lepiej zrozumieć sytuację i wskazać, gdzie warto inwestować, co należy chronić oraz jakie zagrożenia należy uwzględnić w planowaniu.

Nie jest to działanie jednorazowe. Regularnie wracaj do analizy otoczenia (zwykle co kwartał, a w dynamicznie zmieniających się branżach nawet częściej), aby utrzymać zgodność priorytetów i uniknąć podejmowania decyzji na podstawie nieaktualnych założeń. Aby uzyskać najpełniejszy obraz, warto łączyć dane ilościowe (wskaźniki wzrostu, wskaźniki finansowe) z analizami jakościowymi (nastroje klientów, zmiany kulturowe, oczekiwania interesariuszy).

Trzy sposoby na skuteczne opracowanie planu strategicznego

Jeśli jesteś już ekspertem w planowaniu projektów, wiedz, że planowanie strategiczne jest do niego bardzo podobne — z tą różnicą, że skala tego ostatniego jest większa. Planowanie strategiczne opiera się na ramach strategicznych oraz korzystaniu z takich narzędzi planowania strategicznego, jak analiza SWOT czy zrównoważona karta wyników, aby przeprowadzać organizacje przez kompleksową analizę i wspierać skuteczne podejmowanie decyzji.

Udany plan strategiczny powinien zawierać ocenę stanu obecnego, analizę SWOT oraz przejrzysty harmonogram wdrożenia.

Natomiast pewne aktywności charakterystyczne dla planowania strategicznego mogą pomóc kadrze kierowniczej opracować plan wspierający obraną wizję. Typowy plan strategiczny obejmuje również deklarację misji, wizję, wartości podstawowe, cele długoterminowe oraz plany działania.

1. Analiza SWOT: ocena czynników wewnętrznych i zewnętrznych

Analiza SWOT polega na określeniu mocnych i słabych stron firmy, jej szans i zagrożeń, przed którymi stoi. Analiza sytuacyjna odgrywa kluczową rolę w ramach planowania strategicznego poprzez analizowanie czynników wewnętrznych i zewnętrznych wpływających na sukces organizacji. Najprostszym sposobem jej przeprowadzenia jest użycie macierzy 2x2 uwzględniającej wyżej wymienione elementy (jeśli chcesz, skorzystaj z szablonu!).

Analiza SWOT

Wypisz w powyższej tabeli mocne i słabe strony produktu lub przedsiębiorstwa, a także szanse oraz zagrożenia.

Jedną z Twoich mocnych stron może być na przykład to, że korzystasz z technologii, której nie używa żaden z konkurentów, co daje Ci szansę dotarcia do jeszcze szerszego rynku. Z drugiej strony Twoją słabą stroną jest brak środków finansowych, a zagrożeniem to, że na rynek wchodzi coraz więcej podobnych firm. Analizy otoczenia, w tym analiza PEST, są kluczowe dla zrozumienia środowiska operacyjnego i zewnętrznego. Umożliwiają ocenę trendów politycznych, gospodarczych, społecznych, technologicznych, ekologicznych oraz prawnych, które mogą mieć wpływ na działalność Twojej firmy.

Informacje te są bardzo przydatne podczas tworzenia planu, ponieważ na ich podstawie można opracować strategię uwzględniającą każdy z tych elementów. Zrozumienie otoczenia konkurencyjnego oraz identyfikacja mocnych i słabych stron poprzez analizę sytuacyjną są kluczowe dla podejmowania świadomych decyzji strategicznych.

Analizę SWOT można przeprowadzić w dowolnym momencie, nie tylko podczas tworzenia planu strategicznego, ale również analizując nowe projekty, funkcje i nie tylko. To bardzo elastyczne ramy. 

Kto bierze udział w analizie SWOT? To zależy od tego, co planujesz. Gdy chcesz ją przeprowadzić konkretnie w celu stworzenia planu strategicznego, zdecydowanie powinien w niej wziąć udział Twój zespół kierowniczy.

2. Rozpoczęcie/Zaprzestanie/Kontynuacja

Historia jest świetnym nauczycielem. Z poprzednich zwycięstw i rozczarowań możesz wyciągnąć wiele lekcji. Analiza danych może dostarczać cennych informacji wspierających planowanie strategiczne poprzez identyfikowanie wzorców i trendów, które pomagają podejmować lepsze decyzje.

Rozpoczęcie/Zaprzestanie/Kontynuacja to technika retrospektywna polegająca na przyjrzeniu się ostatnim doświadczeniom i zdecydowaniu, co należy zmienić w przyszłości. Zbierz zespół do burzy mózgów w trzech poniższych kategoriach:

• Rozpoczęcie: działania, które nie zostały jeszcze wdrożone, ale które miałyby pozytywny wpływ na organizację.

• Zaprzestanie: działania, które obecnie wykonujesz, ale mające negatywny wpływ na organizację.

• Kontynuacja: działania, które zostały wypróbowane i zakończyły się sukcesem, ale jeszcze ich nie upowszechniono.

Daj uczestnikom czas na wypisanie jak największej liczby przykładów w każdej kategorii. Następnie wspólnie je omówcie, pogrupujcie podobne pomysły oraz zdecydujcie, które z nich są najpilniejsze.

Skorzystaj z bezpłatnego szablonu metody Rozpoczęcie/Zaprzestanie/Kontynuacja

Metoda ta da Ci cenne informacje, których możesz użyć do opracowania planu strategicznego, zamiast iść naprzód z naiwnym optymizmem lub ograniczoną wiedzą na temat dotychczasowych postępów. Metoda Rozpoczęcie/Zaprzestanie/Kontynuacja pomaga organizacjom skupić się na działaniach wspierających osiąganie zamierzonych rezultatów, dzięki czemu podejmowane wysiłki są zgodne z mierzalnymi efektami.

3. Zaktualizuj plan oraz cele strategiczne

Twój plan strategiczny to zasób, który poprowadzi firmę przez cały cykl jej życia. Nie oznacza to jednak, że masz wyryć gotowy plan w kamieniu. Powinien ewoluować wraz z firmą. 

Nie spoczywaj więc na laurach. Regularnie (najlepiej co kwartał) przeznaczaj czas na przegląd postępów w realizacji planu oraz wprowadzenie niezbędnych zmian lub aktualizacji. Dbając o świeżość i aktualność planu strategicznego, zapewnisz, że pozostanie przydatnym zasobem, a nie przestarzałym dokumentem zbierającym cyfrowy kurz.

W jaki sposób oprogramowanie wspiera realizację strategii?

Chcesz otworzyć statyczny dokument i zapisać w nim wstępne notatki do planu strategicznego firmy? Nie tak szybko.

Korzystanie z oprogramowania do współpracy nad dokumentami usprawni proces planowania strategicznego, ponieważ pomoże Ci:

• tworzyć szczegółowe plany działań,

• przydzielać zadania określonym osobom,

• gromadzić i monitorować informacje w jednym miejscu,

• angażować w proces innych członków zespołu,

• bezproblemowo wprowadzać aktualizacje.

• Korzystaj z map strategii, aby wizualnie wiązać cele organizacji z inicjatywami

• Stosuj zrównoważone karty wyników, aby mierzyć i monitorować kluczowe elementy organizacji

Plany projektów mogą również uzupełniać plany strategiczne, dostarczając szczegółowych kroków działania niezbędnych do wdrożenia.

Zapomnij więc o nieelastycznych dokumentach i pozwól technologii zdjąć z Ciebie część obciążeń związanych z planowaniem strategicznym. 

Opracuj plan strategiczny

Plany strategiczne mogą być proste lub złożone. Niektóre można zmieścić na jednej stronie, inne z kolei są wyjątkowo obszerne. Nic więc Cię nie ogranicza, gdy tworzysz plan, który ma zadziałać w Twojej firmie.

Plan strategiczny powinien od początku obejmować:

• krótki opis firmy: parę informacji o historii i najważniejsze produkty i/lub usługi,

• Deklaracja misji: opisuje cel istnienia firmy.

• Deklaracja wizji: opisuje wizję przyszłości — wskazuje kierunek, w jakim podążą Twoja firma.

• Wartości podstawowe: zasady i przekonania, które kształtują wszystkie decyzje oraz zachowania w firmie.

• Plany działań: konkretne, możliwe do realizacji inicjatywy z przypisanymi obowiązkami, harmonogramami i zasobami, które zapewniają skuteczną realizację.

Pozostała część planu strategicznego będzie poświęcona — jak nietrudno zgadnąć — strategii. Aby ułatwić Ci zadanie, proponujemy podzielenie jej na trzy kategorie:

• Cele: duże, wymierne cele, które firma chce osiągnąć. Ustalanie celów zgodnych z metodą SMART — czyli konkretnych (specific), mierzalnych (measurable), osiągalnych (achievable), istotnych (relevant) i określonych w czasie (time-bound) — jest kluczowe w planowaniu strategicznym.

• Strategie: małe kroki wykonywane, aby zbliżyć się do celu. Oceń opcje strategiczne, aby wybrać najlepszą ścieżkę działania i zapewnić przydzielenie zasobów do wspierania inicjatyw o największym wpływie.

• Taktyki: poszczególne czynności do wykonania, które będą podlegać wskazanym przez Ciebie strategiom.

Ważne jest również przekazywanie celów strategicznych i kluczowych wskaźników efektywności do poszczególnych jednostek biznesowych oraz na wszystkie poziomy organizacji, aby zapewnić spójność działań i wpływ na ogólne wyniki.

Wyjaśnijmy to na przykładzie. Tak może to wyglądać w planie strategicznym:

Cel: wzrost całkowitej sprzedaży z 850 tys. USD do 1 mln USD do końca pierwszego kwartału.

Strategia: kampania e-mailowa mająca na celu konwersję użytkowników bezpłatnej wersji próbnej w użytkowników wersji płatnej.

• Taktyka nr 1: podział listy dystrybucyjnej e-mail na płatnych subskrybentów i użytkowników wersji bezpłatnej.

• Taktyka nr 2: opracowanie specjalnej oferty dla użytkowników, którzy zdecydują się na wersję płatną.

• Taktyka nr 3: napisanie serii trzech wiadomości e-mail zachęcających do konwersji.

Zauważ, że duży cel dzieli się na konkretne, możliwe do wykonania kroki. Rób tak w każdym planie strategicznym. Wszystkie poszczególne cele powinny mieć kilka strategii wspierających ich realizację, a w skład każdej z tych strategii powinny wchodzić liczne taktyki.

Dobrze opracowany plan strategiczny nie tylko wyznacza szczegółowy harmonogram, ale także pomaga organizacji budować i utrzymywać przewagę konkurencyjną.

Plan strategiczny jako czynnik sukcesu

Bez strategicznego planu zespoły mogą szybko stracić koncentrację. Wywołuje to chaos, frustracje i kręcenie się w kółko oraz uniemożliwia realizację istotnych zadań.

Planowanie strategiczne może uratować sytuację. Inwestując czas w opracowanie planu strategicznego — oraz tworząc zespół specjalistów odpowiedzialnych za jego realizację — można lepiej ukierunkować działania, podejmować bardziej świadome decyzje, usprawnić komunikację i osiągać postęp w najważniejszych obszarach. 

Skuteczne planowanie strategiczne obejmuje wyraźne etapy: opracowanie strategii, podczas którego definiowane są cele i tworzone są plany, wdrożenie strategii, czyli realizację tych planów, a także realizację strategii, w ramach której monitoruje się postępy i wprowadza niezbędne korekty, aby zapewnić powodzenie.

Uważasz, że jest to warte czasu i energii? Też tak myśleliśmy. Planowanie strategiczne pomaga organizacjom osiągać zamierzone rezultaty poprzez koordynację działań oraz zadbanie o to, aby wszyscy dążyli do tych samych celów długoterminowych. Teraz wystarczy zrobić pierwszy krok. Obiecujemy, że nie będzie to tak trudne, na jakie wygląda, pod warunkiem, że zastosujesz proponowane przez nas strategie.

Zacznij od bezpłatnego szablonu planu strategicznego