Come organizzare e gestire una riunione di analisi retrospettiva dell'imprevisto

Una riunione di analisi retrospettiva dell'imprevisto si tiene dopo che un imprevisto è stato risolto e offre l'opportunità agli addetti alla risposta e alle parti interessate di analizzare un imprevisto. È una componente chiave dell'intero processo di analisi retrospettiva.

La riunione di analisi retrospettiva non deve essere confusa con il report di analisi retrospettiva, che in genere è un documento e un insieme di azioni creati come risultato della riunione di analisi retrospettiva.

Questi due componenti verranno spesso usati in modo intercambiabile. Qualcuno potrebbe riferirsi alla riunione, al report o a entrambi, con il termine "analisi retrospettiva".

 In Atlassian, miriamo a utilizzare il termine analisi retrospettiva dell'imprevisto per descrivere l'intero processo di analisi di un imprevisto dopo la sua risoluzione, che comprende:

• Organizzazione di una riunione di analisi retrospettiva di un imprevisto

• Acquisizione di azioni e informazioni durante la riunione

• Ottenimento dell'approvazione sulle azioni di follow-up e comunicazione dell'esito della riunione

Trovi maggiori informazioni sul modo in cui Atlassian gestisce le analisi retrospettive nel nostro manuale sulla gestione degli imprevisti.

Modello per invitare a una riunione di analisi retrospettiva

Stabilire aspettative chiare e comunicare in modo coerente prepara il successo della riunione di analisi retrospettiva. Questo accade molto prima ancora della riunione.

Ecco un modello che può essere utilizzato per invitare i partecipanti a una riunione di analisi retrospettiva. È il modello che utilizziamo in Atlassian ed è disponibile nel nostro Manuale sulla gestione degli imprevisti:

Ti invito a partecipare a un'analisi retrospettiva imparziale di, in cui

.

Gli obiettivi di un'analisi post mortem sono: comprendere tutte le cause primarie che hanno contribuito all'imprevisto, documentare l'imprevisto per futuro riferimento e identificazione di schemi ricorrenti e varare azioni preventive efficaci per ridurre la probabilità o l'impatto di episodi ripetuti.

In questa riunione, cercheremo di determinare le cause primarie e di decidere le misure per ridurle.

L'obiettivo di una riunione di analisi retrospettiva

Una riunione di analisi retrospettiva supporta gli obiettivi del processo di analisi retrospettiva complessivo riunendo le persone giuste per analizzare un imprevisto. Il processo di analisi retrospettiva ha lo scopo di: comprendere tutte le cause primarie che hanno contribuito all'imprevisto, documentare l'imprevisto per futuro riferimento e identificazione di schemi ricorrenti e varare azioni preventive efficaci per ridurre la probabilità o l'impatto di episodi ripetuti.

Cosa rende efficace una riunione di analisi retrospettiva di un imprevisto?

Coinvolgi le persone giuste

La riunione dovrebbe includere i principali addetti agli imprevisti, nonché gli stakeholder rilevanti per il servizio interessato e l'azienda. Se all'incontro non sono presenti i manager tecnici rilevanti, evita di impegnarti su azioni specifiche, perché il contesto non è adatto a decisioni che definiscano le priorità. Piuttosto, confrontati con i manager dopo la riunione per ottenere il loro impegno a lavorare sulle azioni identificate.

Prendi appunti nel modo giusto, resta sull'argomento

L'incontro è lo spazio appropriato per conversazioni spontanee, purché non si divaghi troppo. Ecco perché prepararsi con una timeline degli imprevisti è così utile. È anche utile utilizzare un modello di analisi retrospettiva coerente.

Non accusare mai nessuno

Molte aziende, compresa Atlassian, eseguono analisi retrospettive imparziali.

Le analisi retrospettive imparziali si concentrano sul miglioramento delle prestazioni in futuro, piuttosto che sul punire le persone e attribuire colpe.

Una riunione di analisi retrospettiva svolge un ruolo cruciale nel sostenere il più ampio processo di analisi retrospettiva.

Le azioni che creano una riunione di analisi retrospettiva efficace iniziano molto prima dell'orario di inizio programmato, con un invito alla riunione efficace, durante l'intera riunione e con le azioni che seguono di conseguenza.