Uprość obsługę kadrową dzięki automatyzacji przepływów pracy HR

Zespoły HR są często niedocenianymi bohaterami rozwijającej się firmy — zajmują się onboardingiem, zatwierdzaniem urlopów, zgodnością z przepisami, aktualizacjami płac i wieloma innymi sprawami, a to wszystko przed przerwą na lunch. Jednak kiedy te procesy opierają się na rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych, niekończących wymianach e-mail lub ręcznych zatwierdzeniach, łatwo o błędy.

Brzmi znajomo?

To właśnie tutaj automatyzacja przepływów pracy HR może wnieść duże zmiany. Dzięki usprawnieniu i automatyzacji powtarzalnych zadań Twój zespół może przestać tracić czas na papierologię i zacząć budować lepsze środowisko pracy. W tym przewodniku omówimy, w jak narzędzia mogą uprościć zarządzanie zasobami ludzkimi i podzielimy się najlepszymi praktykami w zakresie automatyzacji HR, aby pomóc Ci zacząć.

Korzystaj z Jira Service Management za darmo

Czym jest automatyzacja przepływów pracy HR?

Automatyzacja przepływ pracy HR to proces przekształcania powtarzalnych, ręcznych zadań kadrowych w usprawnione cyfrowe przepływy pracy. Potraktuj to jako zastąpienie chaosu list kontrolnych, e-maili i arkuszy kalkulacyjnych uporządkowanymi i zautomatyzowanymi systemami, które po prostu działają.

Od onboardingu przez listy płac po zatwierdzanie urlopów i śledzenie zgodności — automatyzacja pomaga zespołom HR oszczędzać czas, ograniczać błędy i skupić się na priorytetach strategicznych zamiast na mrówczej pracy administracyjnej. Twój zespół może skonfigurować przepływy pracy, które uruchamiają się automatycznie, zapewniając spójność, szybkość i lepszą obsługę pracowników w całej firmie.

Dlaczego zespoły HR potrzebują automatyzacji przepływów pracy

Zespoły HR odnoszą korzyści z automatyzacji przepływów pracy, ponieważ większość ich obowiązków wiąże się z powtarzalnymi zadaniami. Kiedy człowiek musi wykonać powtarzalne zadania, takie jak zarządzanie płacami i urlopami, poświęca na nie cenny czas, który mógłby przeznaczyć inne zadania. Automatyzacja HR pomaga zespołom pracować wydajniej i dokładniej, zmniejszając ryzyko błędów ręcznych i dając Twojemu zespołowi HR swobodę zajmowania się ważniejszymi zadaniami.

Przykłady zastosowania automatyzacji przepływ pracy HR

Automatyzacja przepływów pracy HR może mieć wpływ na kilka obszarów — od płac i świadczeń po onboarding i offboarding. Dowiedz się więcej o niektórych przepływach pracy, które możesz zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

Onboarding i offboarding

Onboarding i offboarding to dwa najważniejsze zadania, za które odpowiada dział HR. Podczas zatrudniania nowego pracownika należy skonfigurować jego konta i dostarczyć odpowiedni sprzęt do pracy. Automatyzacja onboardingu pomaga standaryzować zadania, takie jak konfiguracja konta.

Kiedy pracownik odchodzi z firmy, ważne jest, aby unieważnić jego dostęp do kont lub systemów. Ten proces można również zautomatyzować, zwiększając bezpieczeństwo i skracając czas potrzebny na offboarding pracowników.

Wnioski o urlop i zatwierdzenia

Wnioski o urlopy są jednymi z najczęstszych spraw, którymi zajmują się zespoły HR. Pracownikom przysługuje określona liczba dni urlopu płatnego i zwolnień chorobowych w ciągu roku, ale najpierw trzeba złożyć wniosek i poczekać na zatwierdzenie przez dział HR. 

Dzięki automatyzacji przepływu pracy HR unikasz ciągłej wymiany e-maili z pracownikami w sprawie zatwierdzenia wniosków o urlop. Zamiast tego możesz użyć automatyzacji HR, aby utworzyć opcję samoobsługi dla pracowników i umożliwić im szybkie składanie wniosków o urlopy i sprawdzanie w ciągu kilku minut, czy zostały zatwierdzone.

Ponieważ prośby o urlopy są jednym z najczęstszych typów wniosków, którymi zajmują się zespoły HR, ich automatyzacja przynosi największe korzyści. Zarządzanie usługami HR (HRSM) jest znacznie łatwiejsze, gdy pracownicy mają do dyspozycji samoobsługowe opcje obsługi wniosków o urlopy.

Administrowanie płacami i świadczeniami

Płace i świadczenia to czysta matematyka, co oznacza, że obszary te są podatne na błędy podczas pracy ręcznej. Jeżeli Twoje zespoły HR ręcznie sumują godziny pracy i obliczą wynagrodzenie, ryzykują popełnieniem błędów matematycznych i literówek, które mogą powodować problemy. Dotyczy to zwłaszcza firm z bardziej rozbudowanymi pakietami świadczeń.

Automatyzacja płac i świadczeń oszczędza czas i zapewnia, że pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie. Możesz zintegrować oprogramowanie do automatyzacji płac i świadczeń z innym oprogramowaniem do obsługi HR oraz innymi narzędziami, aby dane były dokładne i widoczne.

Przeglądy wydajności i cykle informacji zwrotnych

Przeglądy wydajności są kluczowym elementem bieżącego informowania pracowników o ich wydajności w porównaniu z oczekiwaniami. Ważne jest również, aby pracownicy mieli możliwość przekazywania opinii kierownictwu.

Automatyczne przypomnienia i formularze opinii pomagają utrzymać zgodność procesu przekazywania opinii z harmonogramem, dzięki czemu można usprawnić przeglądy wydajności wszystkich pracowników. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu wiedzą, co robią dobrze i nad czym muszą pracować w danym momencie.

Automatyzacja przeglądów wydajności i opinii pomaga również ulepszać dokumentację. Gdy regularnie przekazujesz pracownikom opinie, tworzysz dokumentację, która pomaga przeglądać i śledzić ich rozwój w miarę upływu czasu.

Korzyści z automatyzacji przepływów pracy HR

Automatyzacja przepływów pracy HR przynosi wiele korzyści, w tym lepsze zarządzanie obsługą pracowników i zmniejszenie liczby błędów. Dowiedz się, jak zautomatyzowane przepływy pracy HR mogą ożywić Twoją firmę.

Mniejsze obciążenie administracyjne

Bez automatyzacji zespoły HR spędzają dużo czasu na powtarzalnych zadaniach. Proste zadania, takie jak obsługa listy płac i onboardingu, mogą pochłonąć dużo cennego czasu, co niepotrzebnie obciąża zespół HR. Tak jak oprogramowanie do zarządzania usługami IT (ITSM) usprawnia procesy IT, oprogramowanie do automatyzacji HR sprawia, że procesy HR stają się proste.

Kiedy automatyzujesz powtarzalne zadania oszczędzasz czas, który Twój zespół HR może wykorzystać do pracy bardziej skoncentrowanej na ludziach. Mniej prac administracyjnych oznacza, że członkowie zespołu HR mają więcej czasu na osobiste kontaktowanie się z ludźmi i wprowadzanie zmian, które mają znaczący wpływ na firmę.

Poprawa środowiska pracowników

Ludzie zwykle pracują lepiej, gdy są zadowoleni ze swojej pracy, dlatego tworzenie pozytywnych wrażeń pracowników jest kluczowe dla ich zatrzymania w firmie. Kiedy zapewniasz opcje samoobsługi i automatyzujesz zadania, takie jak zarządzanie płacami i urlopami, prawdopodobnie poprawi to odczucia pracowników.

Automatyzacja przepływów pracy HR usprawnia powtarzalne procesy, dzięki czemu pracownicy szybciej otrzymują wypłatę i krócej czekają na zatwierdzanie wniosków o urlop. Automatyzacja zmniejsza również zamieszanie spowodowane brakiem reakcji ze strony zespołów HR, dzięki czemu pracownicy mają jasność w kwestiach takich jak wynagrodzenia i urlopy.

Zapewnienie zgodności i zmniejszenie liczby błędów

Zgodność jest kluczowa w HR. Jako pracodawca musisz przestrzegać przepisów krajowych i lokalnych oraz przepisów dotyczących prywatności danych. Utrzymanie zgodności może być trudne, gdy różni członkowie zespołu HR pracują nad podobnymi zadaniami, ale przestaje być problematyczne, gdy zautomatyzujesz przepływy pracy HR. Automatyzacja zmniejsza ryzyko błędów ręcznych i zapewnia konsekwentne stosowanie zasad.

Ważne jest również, aby mieć opracowane ścieżki audytu i spójną dokumentację na wypadek audytu. Dzięki automatyzacji HR wszystko jest jasno udokumentowane, więc możesz do tego sięgnąć, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Skalowalność w miarę rozwoju zespołów

Gdy wewnętrzne zespoły się rozrastają, a na dziale HR spoczywa coraz większa odpowiedzialność, automatyzacja przepływu pracy HR pomaga nadążyć za rosnącymi wymaganiami w tym zakresie. Kiedy automatyzujesz powtarzające się zadania, takie jak wdrażanie pracowników i obsługa płac, wydłużenie listy pracowników nie nakłada dodatkowej presji na Twój zespół HR. Dzięki rozwiązaniom takim jak Jira Service Desk pracownicy mają dostęp do opcji samoobsługi, co eliminuje niepotrzebną wymianę e-maili przez zespoły HR.

Automatyzacja przepływu pracy HR jest również elastyczna, co pozwala z czasem udoskonalić przepływy pracy i dostosować automatyzację procesu.

Potencjalne wyzwania związane z automatyzacją przepływu pracy HR

Pomimo wszystkich korzyści, automatyzacja przepływu pracy HR nie zawsze jest łatwa. Istnieje kilka przeszkód, które możesz napotkać, rozpoczynając automatyzację HR.

Na początku częstym problemem jest nieudolne projektowanie procesów. Jeśli przepływy pracy HR nie są w sposób logiczny usprawnione i skonfigurowane, mogą wpłynąć na wyniki procesu.

Problem może stanowić również nadmiar narzędzi, zwłaszcza gdy rozrastają się Twoje zespoły wewnętrzne. Ważny jest wybór oprogramowania, które można skalować wraz z rozwojem firmy.

Można pokonać te przeszkody, zajmując się zarządzaniem zmianami i planowaniem integracji na wczesnym etapie.

Funkcje, które powinny znaleźć się w oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy HR

Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy HR zaczyna się od zrozumienia, jakich kluczowych funkcji należy szukać. Obejmują one łatwość obsługi, integracje, dostęp oparty na rolach i dostosowanie.

Szukaj oprogramowania, które jest łatwe w użyciu i integruje się z innymi narzędziami, których już używasz. Dostęp oparty na rolach i dostosowanie dają pełną kontrolę nad dostępem i uprawnieniami członków zespołu HR.

Warte wypróbowania narzędzia do automatyzacji przepływu pracy HR

Szablony zarządzania usługami HR mogą pomóc Ci zaoszczędzić czas i uprościć operacje HR, ale idealne byłoby kompleksowe narzędzie, takie jak Jira Service Management. Jira Service Management pozwala zautomatyzować rutynowe zadania, takie jak obsługa płac i świadczeń, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę dzięki dostępowi opartemu na rolach i dostosowaniu.

Jira Service Management integruje się z popularnymi narzędziami i oprogramowaniem, z których już korzystasz, aby umożliwić uproszczenie zarządzania HR dzięki scentralizowanemu rozwiązaniu do automatyzacji.

Usprawnienie procesów HR dzięki Jira Service Management

Gdy trzeba usprawnić wnioski o usługę HR i automatyzować przepływy pracy, proste rozwiązanie stanowi oprogramowanie HR w Jira Service Management. Funkcje takie jak portale do składania wniosków, umowy SLA i zasady automatyzacji dostosowane do zespołów HR sprawiają, że Jira Service Management jest nieocenionym zasobem dla każdego zespołu HR.

Ponadto narzędzie Jira Service Management jest łatwe w użyciu. Dzięki przyjaznemu interfejsowi i dopracowanym funkcjom można szybko zacząć usprawniać procesy HR i maksymalizować zasoby HR.

Korzystaj z Jira Service Management za darmo