Hoe strategische planning je kan helpen om grote doelen te stellen

Belangrijke leerpunten

• Strategische planning is het proces van het definiëren van de langetermijnrichting van een bedrijf en het toewijzen van middelen om een overkoepelende visie te ondersteunen.

• Het fungeert als een kompas voor zakelijke beslissingen en zorgt ervoor dat elk individueel project bijdraagt aan de primaire doelen van de organisatie.

• Gezamenlijke planningssessies zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit, doordat elke medewerker inzicht krijgt in de bredere strategie en de eigen rol hierin.

• Reserveer elk kwartaal tijd om je voortgang te beoordelen en je roadmap bij te werken zodat deze blijft aansluiten op veranderende marktomstandigheden.

Neem een stap terug om je focus te vinden

Stel je voor dat jij en je team aan een nieuw kwartaal beginnen, of misschien wel aan een heel nieuw jaar. Je staat te popelen om de handen uit de mouwen te steken en samen iets betekenisvols tot stand te brengen.

Eerst moet je beslissen waar je je op wilt richten. Bedrijfsleiders spelen een cruciale rol bij het stellen van duidelijke prioriteiten en het sturen van de organisatie richting langetermijndoelen.

De kans lijkt in theorie leuk, maar al snel begint de situatie te verslechteren. Iedereen heeft een ander idee over wat prioriteit zou moeten krijgen en ze beginnen te discussiëren over waarom hun initiatief voorrang zou moeten krijgen.

Het debatteren over prioriteiten kost zoveel tijd dat het team moeite heeft om vooruit te komen. Strategische planning zorgt ervoor dat je acties aansluiten op de missie van de organisatie, zodat elk initiatief de langetermijndoelen ondersteunt. Dit biedt duidelijkheid, richting en aanpassingsvermogen, waardoor teams zich kunnen richten op wat het belangrijkst is.

Dit gebeurt er dus als je bedrijf geen strategisch plan heeft.

Strategische planning is essentieel voor organisaties om door complexe omgevingen te navigeren en de algehele prestaties te verbeteren.

Wat is strategische planning?

Strategische planning is het proces waarmee organisaties hun richting bepalen, meestal uitgevoerd door bedrijfsleiders. Deze planning helpt de strategie af te stemmen op bedrijfsdoelen, zodat inspanningen de visie en langetermijndoelstellingen van de organisatie ondersteunen. Daarbij worden prioriteiten vastgesteld en middelen toegewezen om die visie te ondersteunen.

Strategische planning lijkt op projectplanning, maar de twee zijn heel verschillend. Projectplanning is gericht op de afzonderlijke initiatieven die je team uitvoert (hoe je elk project van begin tot eind realiseert).

Strategische planning werkt op een breder niveau. Deze vorm van planning brengt alle afzonderlijke projecten samen in een samenhangende strategie die de overkoepelende doelstelling van het bedrijf ondersteunt.

Dus als je strategisch plan een visieverklaring bevat waarin staat dat je bedrijf bekend wil staan als 'de meest betrouwbare experts op het gebied van human resource management', dan moet elk project van je bedrijf op de een of andere manier verband houden met die visie. De visie definieert de gewenste toekomstige staat van de organisatie en dient als leidend element gedurende de hele planningscyclus.

Zie strategische planning als het kompas voor alle beslissingen die het bedrijf en de bedrijfsleiding nemen. In deze planning wordt de algemene context bepaald, zodat je niet verdwaalt in de dagelijkse details.

Het strategisch planningsproces omvat doorgaans verschillende fasen, waaronder het bepalen van de huidige positie, het ontwikkelen van strategieën en het beheren van prestaties.

Waarom is strategische planning de moeite waard?

1. Richt je op je inspanningen (en verminder stress)

Voelt besluitvorming soms alsof je lukraak dartpijltjes naar een bord gooit? Je bent niet de enige met dit probleem. Uit een McKinsey-onderzoek is gebleken dat slechts 20% van de respondenten zegt dat hun organisaties uitblinken in besluitvorming.

Een strategisch plan helpt je daarbij. Leiders kunnen betere beslissingen nemen als ze weten welke kant het bedrijf op wilt. Senior leiderschap speelt een cruciale rol bij het vaststellen en communiceren van strategische doelen, en zorgt ervoor dat teams zijn afgestemd en gericht op prioriteiten van de organisatie.

Strategische planning zorgt er ook voor dat elk project een duidelijk, meetbaar resultaat oplevert, zodat je kunt aantonen hoe specifieke projecten bijdragen aan het algemene plan. Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) helpen de voortgang bij te houden en gegevensgestuurde beslissingen te sturen.

Om bij strategische planning duidelijkheid en verantwoordelijkheid te waarborgen, is het essentieel om specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen te stellen.

2. Verbeter je communicatie

Stel je de verwarring eens voor die zou ontstaan in deze situatie: je hebt instructies gegeven om een collega te helpen de financiële kwartaaloverzichten op te stellen. Je collega dacht echter te leren hoe de controlegetallen voor die maand moeten worden gelogd. 

Dat misverstand was zonde van de tijd en moeite. Helaas gebeurt dit vaker op de werkvloer. Meer dan 80% van de werknemers geeft aan dat miscommunicatie op het werk heel regelmatig, vaak of af en toe voorkomt. 

Wanneer werknemers beter inzicht krijgen in het grotere geheel (kuch, kuch, wat ze krijgen als ze je strategische plan bekijken), wordt de boodschap een stuk duidelijker. Ze beschikken al over de context en achtergrondinformatie die ze nodig hebben om aanwijzingen te begrijpen, instructies te geven en projecten vol vertrouwen vooruit te helpen.

Door inzicht te krijgen in waar je hele bedrijf naartoe gaat, kun je beter doordachte beslissingen nemen die je einddoel ondersteunen.

3. Bevorder de afstemming

Hier is een angstaanjagende statistiek: tot wel 95% van de medewerkers van een bedrijf geeft toe dat ze niet op de hoogte zijn van de strategie van hun bedrijf of deze niet begrijpen. De cijfers liegen er niet om.

Medewerkers willen niet het gevoel hebben dat ze in het duister tasten of geen idee hebben hoe hun dagelijkse werkzaamheden bijdragen aan de groei van het bedrijf. Met een strategisch plan weet iedereen in je team, van de C-suite tot nieuwe werknemers, waar ze naartoe werken. Zorg ervoor dat je je strategische plan documenteert en het gemakkelijk toegankelijk maakt, zodat iedereen het ter verduidelijking kan nalezen. Organisatiecultuur speelt een belangrijke rol bij het ondersteunen van deze afstemming en versterkt gedeelde waarden en gedragingen. Het is ook belangrijk om afstemming op elk organisatieniveau te waarborgen, zodat strategische doelen en KPI's van het leiderschap naar elke medewerker doorstromen.

Een andere goede reden voor strategische planning is dat deze soort planning doorgaans een samenwerkingsproces is. Dankzij een open discussie zitten alle partijen vanaf het begin op één lijn. Wanneer individuele inspanningen duidelijk verbonden zijn met strategische doelstellingen, is de kans groter dat teams op één lijn en gemotiveerd blijven. De toewijding van het topmanagement om de strategische visie te communiceren, is essentieel voor het verminderen van weerstand tegen verandering.

Hoe je de bedrijfsomgeving waarin je opereert analyseert

Voordat je strategische doelen stelt, heb je een duidelijk beeld nodig van het landschap waarin je opereert. Door de bedrijfsomgeving te analyseren, heb je een beter beeld van wat er goed gaat binnen je organisatie (en wat er verandert daarbuiten) zodat je plan gebaseerd is op de realiteit.

Kijk naar interne factoren zoals kerncompetenties, cultuur, middelen en operationele capaciteiten, naast externe factoren zoals markttrends, concurrenten, regelgeving en opkomende technologieën. Een eenvoudige SWOT-analyse (sterke punten, zwakke punten, kansen, bedreigingen) kan je helpen om verbanden te leggen en te zien waar je moet investeren, wat je moet beschermen en voor welke risico's je moet plannen.

Dit is geen eenmalige aanpak. Bekijk je omgevingsscan regelmatig opnieuw (meestal per kwartaal of vaker in snel veranderende sectoren) om prioriteiten op elkaar afgestemd te houden en te voorkomen dat je beslissingen neemt op basis van verouderde aannames. Gebruik een mix van kwantitatieve gegevens (groeipercentages, financiële indicatoren) en kwalitatieve inzichten (klanttevredenheid, culturele verschuivingen, verwachtingen van belanghebbenden) voor het meest complete beeld.

3 manieren om je strategische plan te perfectioneren

Als je al een kei bent in projectplanning, dan zul je blij zijn met het feit dat strategische planning daar sterk op lijkt, maar dan op grotere, bedrijfsgerichte schaal. Strategische planning steunt op een strategisch raamwerk en het gebruik van strategische planningstools, zoals SWOT-analyse en gebalanceerde scorecards, om organisaties te begeleiden bij uitgebreide analyse en effectieve besluitvorming.

Een succesvol strategisch plan moet een beoordeling van de huidige situatie, een SWOT-analyse en een duidelijke roadmap voor implementatie bevatten.

Er zijn echter een paar activiteiten die kenmerkend zijn voor strategische planning en die je leiderschapsteam helpen om een plan op te stellen dat je visie echt ondersteunt. Een typisch strategisch plan bevat ook een missieverklaring, visie, kernwaarden, langetermijndoelen en actieplannen.

1. SWOT-analyse: beoordeel interne en externe factoren

Een SWOT-analyse houdt in dat je de sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen van je bedrijf identificeert. Als onderdeel van strategische planning speelt een situatieanalyse een belangrijke rol door zowel interne als externe factoren te analyseren die van invloed zijn op het succes van een organisatie. De eenvoudigste manier om dit aan te pakken is met behulp van een matrix van twee bij twee om deze verschillende elementen in kaart te brengen (hier vind je een handige sjabloon ervoor!).

SWOT-analyse

Vermeld in de bovenstaande tabel de sterke en zwakke punten, de kansen en de bedreigingen van je product of bedrijf.

Misschien is een van je sterke punten dat je bijvoorbeeld over technologie beschikt die geen van je concurrenten gebruikt, en je hebt een kans om een nog bredere markt te bereiken. Maar een van je zwakke punten is het gebrek aan financiële middelen, en je bedreiging is dat er steeds meer vergelijkbare bedrijven op de markt komen. Omgevingsscans, inclusief PEST-analyse, zijn essentieel voor een begrip van de operationele omgeving en externe omgeving, en helpen je bij het beoordelen van politieke, economische, sociale, technologische, ecologische en juridische trends die je bedrijf kunnen beïnvloeden.

Dit is allemaal belangrijke informatie die nodig is bij het opstellen van je plan. Zo kun je een strategie ontwikkelen die met al deze punten rekening houdt. Om weloverwogen strategische beslissingen te nemen, is het cruciaal om inzicht te hebben in de concurrentieomgeving en om sterke en zwakke punten te identificeren middels een situatieanalyse.

Een SWOT-analyse kun je op elk moment uitvoeren, en niet alleen voor je strategisch plan, maar ook voor nieuwe projecten, functies en meer. Zo flexibel is dit kader. 

Wie moet bij een SWOT-analyse worden betrokken? Dat is afhankelijk van wat er op je planning staat. Maar als je de analyse specifiek voor een strategisch plan gebruikt, dan moet je managementteam zeker aan tafel zitten.

2. Starten, stoppen, doorgaan

Geschiedenis is een goede leermeester. Je kunt veel leren van je overwinningen en teleurstellingen uit het verleden. Een gegevensanalyse kan waardevolle inzichten bieden voor strategische planning door patronen en trends te identificeren die betere besluitvorming onderbouwen.

'Starten, stoppen, doorgaan' is een retrospectieve techniek waarbij je bedrijf terugkijkt op recente ervaringen en beslist wat er in de toekomst moet veranderen. Je stelt een team samen om te brainstormen over activiteiten in de volgende drie categorieën:

• Starten: activiteiten die nog niet zijn uitgevoerd, maar die een positieve invloed hebben op de organisatie.

• Stoppen: activiteiten die je momenteel uitvoert, maar die een negatieve invloed hebben op de organisatie.

• Doorgaan: activiteiten die zijn uitgeprobeerd en succesvol waren, maar nog geen routine zijn geworden.

Geef iedereen de tijd om voor elk punt zoveel mogelijk ideeën te bedenken. Bespreek de antwoorden vervolgens als team, groepeer vergelijkbare ideeën en beslis welke het meest urgent zijn.

Gebruik een gratis sjabloon voor 'starten, stoppen, doorgaan'

Dit kader biedt je waardevolle inzichten die je kunt gebruiken om je strategisch plan vorm te geven, in plaats van verder te gaan met naïef optimisme of beperkte informatie over hoe het tot nu toe is verlopen. Het 'starten, stoppen, doorgaan'-kader helpt organisaties zich te richten op activiteiten die bijdragen aan het behalen van gewenste resultaten en zorgt ervoor dat inspanningen zijn afgestemd op meetbare resultaten.

3. Werk je plan en strategische doelstellingen bij

Je strategisch plan is een hulpmiddel dat je bedrijf gedurende de volledige levensduur in goede banen leidt. Dat betekent echter niet dat je plan vaststaat als het eenmaal af is; het moet meegroeien met de ontwikkeling van je bedrijf. 

Dus stel het niet één keer op om het vervolgens te vergeten. Neem regelmatig de tijd (idealiter elk kwartaal) om de voortgang van je project te evalueren en eventueel noodzakelijke wijzigingen en updates aan te brengen. Door het actueel te houden, blijft je strategisch plan een nuttig hulpmiddel, in plaats van een verouderd en irrelevant document dat alleen maar digitaal stof verzamelt.

Hoe helpt software bij de uitvoering van strategieën?

Ben je van plan om een statisch document te openen en de eerste aantekeningen te maken voor het strategische plan van je bedrijf? Wacht daar nog even mee.

Het gebruik van software voor samenwerkingsdocumenten zal het hele strategische planningsproces vergemakkelijken door je te helpen met het volgende:

• Specifieke roadmaps maken

• Taken toewijzen aan mensen

• Informatie op één plek verzamelen en volgen

• Andere teamleden betrekken bij het proces

• Naadloos updates doorvoeren

• Strategiekaarten gebruiken om organisatiedoelen en initiatieven visueel op elkaar af te stemmen

• Gebalanceerde scorecards toepassen om belangrijke organisatie-elementen te meten en bij te houden

Projectplannen kunnen strategische plannen ook aanvullen door gedetailleerde actiestappen voor implementatie te bieden.

Laat dus die inflexibele documenten achterwege en laat technologie een deel van de stress uit je strategische planning wegnemen. 

Stel je strategisch plan samen

Strategische plannen variëren van eenvoudig tot complex. Sommige bestaan uit één pagina, terwijl andere grote documenten zijn. Dat betekent dat je de flexibiliteit hebt om iets samen te stellen dat werkt voor jouw bedrijf.

Om aan de slag te gaan, moet je strategisch plan het volgende omvatten:

• Beknopte beschrijving van je bedrijf: Een kort overzicht van de geschiedenis en hoogtepunten van je belangrijkste producten en/of diensten.

• Missieverklaring: Beschrijft de reden achter het bestaan van je bedrijf.

• Visieverklaring: Beschrijft je toekomstvisie. Niet waar je nu staat, maar waar je naartoe wilt groeien.

• Kernwaarden: De leidende principes en overtuigingen die alle organisatorische beslissingen en gedrag beïnvloeden.

• Actieplannen: Specifieke, uitvoerbare initiatieven met toegewezen verantwoordelijkheden, tijdlijnen en middelen om effectieve implementatie te waarborgen.

De rest van je strategisch plan is gewijd aan (je raadt het al) je strategie. Om dit overzichtelijker te maken, raden we aan het op te splitsen in drie groepen:

• Doelstellingen: De grote, meetbare doelen die je bedrijf wil bereiken. Binnen strategische planning is het essentieel om specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen te stellen.

• Strategieën: De meer behapbare stappen die je neemt om dat doel te bereiken. Evalueer strategische opties om het beste pad voorwaarts te bepalen en te zorgen dat middelen worden toegewezen om initiatieven met grote impact te ondersteunen.

• Tactieken: De individuele actie-items die onder de door jou bepaalde strategieën vallen.

Het is ook belangrijk om strategische doelen en KPI’s door te trekken naar bedrijfseenheden en alle organisatieniveaus, zodat er afstemming is en de totale prestaties van de organisatie worden versterkt.

Laten we voor meer duidelijkheid een voorbeeld bekijken. Zo zou dit er binnen je strategische plan uit kunnen zien:

Doelstelling: Onze totale omzet verhogen van $850,000 naar $1 miljoen tegen het einde van het eerste kwartaal.

Strategie: Een e-mailcampagne maken om gebruikers van een gratis proefperiode over te laten stappen op een betaalde versie.

• Tactiek 1: Onze e-maillijst verdelen in betaalde abonnees en gratis gebruikers.

• Tactiek 2: Een speciale aanbieding genereren voor gebruikers die overstappen naar betaalde niveaus.

• Tactiek 3: Een serie van drie e-mails schrijven om hen aan te sporen over te stappen op betaalde niveaus.

Zie je hoe het grote doel wordt opgedeeld in uitvoerbare stappen? Blijf dat voor elk strategisch plan herhalen. Elke doelstelling moet door verschillende strategieën worden ondersteund, en elke strategie omvat talrijke tactieken.

Een goed opgesteld strategisch plan biedt niet alleen een gedetailleerde roadmap, maar helpt je organisatie ook bij het opbouwen en behouden van een concurrentievoordeel.

Aan de slag met een strategisch plan

Zonder een strategisch plan kunnen teams snel hun focus verliezen. Er ontstaat verwarring, de frustratie neemt toe en je doet eerder onnodige dingen dan dat je belangrijk werk gedaan krijgt.

Een strategische planning kan hier uitkomst bieden. Door energie te steken in een strategisch plan, en een toegewijd team van strategische planners samen te stellen om het proces te begeleiden, kun je je inspanningen beter focussen, weloverwogen keuzes maken, communicatie stroomlijnen en vooruitgang boeken op de zaken die er het meest toe doen. 

Effectieve strategische planning omvat duidelijke fasen: strategieontwikkeling, waarbij doelen worden gesteld en plannen worden gemaakt; strategie-implementatie, waarbij die plannen in uitvoering worden gebracht; en strategie-uitvoering, waarbij de voortgang wordt bewaakt en aanpassingen worden gedaan om succes te waarborgen.

Lijkt dat je de tijd en energie waard? Dat dachten we al. Strategische planning helpt organisaties gewenste resultaten te behalen door inspanningen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen werkt aan dezelfde doelstellingen voor de lange termijn. Je hoeft nu alleen nog maar aan de slag te gaan. We beloven dat, vooral als je deze strategieën toepast, het lang niet zo moeilijk is als het lijkt.

Begin met een gratis sjabloon voor strategische planning