Cisco Networking halbierte die TCO durch die Zentralisierung der Teams auf einer Atlassian Cloud Platform

Herausforderung: Cisco Networking, ein riesiges Unternehmen mit über 40 Jahren alten Systemen und Prozessen, musste seine fragmentierten Systeme und Arbeitsweisen modernisieren und standardisieren, Silos beseitigen und Kosten in großem Umfang senken.

Lösung: Angesichts der Entscheidung des Unternehmens, das alte Arbeitsmanagementprodukt einzustellen, nutzte das Team die Gelegenheit, um mehr als 75 Tools und Instanzen auf einer einzigen Atlassian Cloud Platform zu konsolidieren und zu migrieren.

Auswirkungen: Durch die Zusammenführung von Mitarbeitenden, Prozessen und Plattformen dank Atlassian verbessert Cisco Networking das Unternehmensergebnis und die Mitarbeiterzufriedenheit. Die jährlichen Softwareausgaben sind um 54 % und die Betriebskosten um fast 40 % gesunken. Durch die exponentielle Zeitersparnis haben die Mitarbeitenden außerdem mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben und Innovationen zu konzentrieren.

Die Vernetzung der Welt erfordert eine vernetzte Arbeitsweise

Cisco, das weltweit größte Netzwerkunternehmen, hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine integrative Zukunft für alle zu schaffen, indem es alles sicher miteinander verbindet, sodass alles möglich wird. Mehr als 90.000 Mitarbeiter in der größten Geschäftseinheit von Cisco, Cisco Networking, von denen ein Drittel Ingenieure sind, arbeiten täglich daran, diese Vision zu verwirklichen.

Doch mit dem Wachstum des Unternehmens verloren die Teams jedes Jahr Zeit und Millionen von Dollar aufgrund veralteter und uneinheitlicher Arbeitsweisen, Silos zwischen Teams und Daten sowie einer Vielzahl von veralteten Tools. Jason Andrews, Vice President für Strategie und Planung im Engineering Operations Team, brachte es auf den Punkt: "Bei 28.000 Ingenieuren bedeutet schon eine Zeitersparnis von einer Stunde pro Woche einen Mehrwert von mehreren zehn Millionen Dollar für das Unternehmen. Auch kleine Schritte sind wirklich wichtig."

Angesichts der Entscheidung des Unternehmens, Rally, das alte Arbeitsmanagementprodukt des Unternehmens, nicht mehr zu verwenden, sah Cisco Networking eine Chance. Anstatt einfach nur per Lift-and-Shift-Methode auf eine neue Plattform umzusteigen und dabei jahrzehntelange technische Schulden mitzunehmen, haben die zuständigen Teams beschlossen, vier zentrale Herausforderungen anzugehen: Silos beseitigen, eine langsame Umgebung beschleunigen, komplexe Architektur vereinfachen und Kosten in großem Maßstab senken. 

Mit Unterstützung von Atlassian Advisory Services hat Cisco Networking Dutzende von Tools und Atlassian Data Center-Instanzen auf einer KI-fähigen Atlassian Cloud Platform konsolidiert und migriert, was zu folgenden Vorteilen geführt hat:

• Reduzierung der Software-Ausgaben um 54 %

• Senkung der Gesamtbetriebskosten um fast 40 %, ohne Arbeit zu reduzieren

• Beschleunigung der Berichterstattung zum Programmmanagement um das 40-Fache und der wöchentlichen Status-Updates um das 24-Fache

• Verlagerung von 30 % der Entwicklungszeit von der Fehlerbehebung zur Innovation

• Aufbau einer einheitlichen, cloudbasierten Plattform, die mehr als 15.000 Menschen miteinander verbindet und die Grundlage für den großflächigen Einsatz von KI schafft 

Fragmentierung führt zu höheren Gebühren, Reibungsverlusten und Frustration

Der Erfolg und das lange Bestehen von Cisco Networking führten zu dem klassischen Problem großer Unternehmen: Fragmentierung. Über vier Jahrzehnte hinweg hat das Unternehmen neue Geschäftsbereiche eröffnet und andere Unternehmen übernommen – zusammen mit all ihren unterschiedlichen Arbeitsweisen. Wie Jason erklärt: "Cisco ist ein großes, etabliertes Technologieunternehmen, das seit über 40 Jahren besteht. Wir haben viele Gruppen und Unternehmen, die unabhängig voneinander arbeiten, aber sie brauchen alle einen gemeinsamen Nenner."

Jason sagt, dass die Unternehmenskunden – und die meisten Verbraucher – ein integriertes Erlebnis ähnlich einem Ökosystem erwarten, aber die Umgebung des Unternehmens musste sich erst weiterentwickeln, um diesen Erwartungen gerecht zu werden. Die Teams von Cisco Networking verwendeten intern:

• Mehr als 70 Jira Data Center-Instanzen

• Ein großes, veraltetes Vorgangsmanagement-Produkt

• Neun Umgebungen in Aha!, einem weiteren Software-Entwicklungstool

• Nahezu 75 weitere Tools

• Endlose Workflows und Dokumente in Excel, Word, PowerPoint und Sharepoint

Jede einzelne App und Instanz wurde zur Belastung, mit unzusammenhängenden Daten und nicht aufeinander abgestimmten Workflows. Die Führungsebene konnte keine einzige, verlässliche Roadmap mit Produkten, Features und Statusdetails für Cisco Networking erkennen.

Selbst wenn Teams zusammenarbeiten wollten, wurde das durch inkonsistente Arbeitsweisen und Terminologien erschwert. Auf grundlegende Fragen wie "Was ist ein Programm? Was ist eine Funktion? Was sind die Standardzustände?" gab es keine gemeinsamen Antworten, wodurch die teamübergreifende Bereitstellung und die Portfolio-Transparenz zu einer Herausforderung wurden.

Außerdem ist die Belegschaft von Cisco Networking stark verteilt, mit Teams in den USA, Indien, Mexiko, Großbritannien und weiteren Ländern. Die Tool-Admins arbeiteten rund um die Uhr, um sie zu unterstützen, während Kunden und Führungskräfte schnellere Bereitstellungen, mehr Transparenz und geringere Kosten forderten. Um diese Ziele zu erreichen, ohne die Teams zu überlasten oder Innovationen zu opfern, mussten sie einen Weg finden, mit weniger mehr zu erreichen.

Mehr als Migration: Die Gelegenheit nutzen, um sich zu verbessern, anstatt nur zu wechseln

Als die Geschäftsleitung beschloss, Rally nicht mehr zu verwenden, sah Jasons Team eine seltene Gelegenheit für noch größere Verbesserungen: "Das war unsere Chance, alle unsere Ansätze zu überprüfen und uns zu fragen: 'Ist das der bestmögliche Weg, um das richtige Ergebnis für das Unternehmen zu erzielen?'"

In Zusammenarbeit mit Atlassian Advisory Services hat Cisco Networking ein System of Work entwickelt, das Dutzende von Instanzen, Umgebungen und Tools auf einer einzigen Plattform konsolidiert, die von Atlassian Cloud Enterprise betrieben wird. Advisory Services unterstützte das Team von Jason bei der Entwicklung der Cloud-Architektur, des Datenmodells für das System of Work und der Lösungen für alle auftretenden Probleme.

"Wir haben uns ursprünglich für eine Zusammenarbeit mit Advisory Services entschieden, weil wir innerhalb kürzester Zeit eine umfangreiche Migration durchführen mussten", sagt Amy Hauth, Senior Director of Business Operations. "Aber das wirklich Herausragende ist die Zusammenarbeit über die Migration hinaus. Sie geben uns großartige Ideen. Sie sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, unser Ökosystem voranzubringen." 

Eric Lyke, Engineering Program Manager, nennt ein Beispiel: "Einmal hat Advisory Services nicht nur ein Problem mit unseren API-Aufrufen gelöst, sondern unsere Benutzer auch darüber informiert, welche Daten sie bereitstellen müssen, um den gleichen Fehler in Zukunft zu vermeiden. Sie sind phänomenal darin, uns dabei zu unterstützen, Atlassian optimal zu nutzen, um unsere Ziele zu erreichen und alle auftretenden Herausforderungen zu meistern."

Partnerschaft führt zu hoher Zufriedenheit und Millioneneinsparungen

Die Zusammenarbeit mit Atlassian – nicht nur bei der technischen Migration, sondern auch beim Änderungsmanagement – hat dazu beigetragen, dass der Übergang reibungslos und erfolgreich verlief. (Jason bezeichnet es sogar als "einfach", obwohl er einräumt, dass es die enge Zusammenarbeit war, die dieses enorme Unterfangen so einfach erscheinen ließ.)

Amy sagt, dass eine CSAT-Umfrage (Kundenzufriedenheit) unter ~3.000 Nutzern unmittelbar nach der Migration "sehr, sehr positives" Feedback ergab. Neuere Umfragen zeigen weiterhin, dass die Bewertungen der Tools bei Cisco Networking mit Werten um die 90 höher sind als bei den meisten anderen Funktionen.

Neben zufriedenen Benutzern verzeichnet Cisco Networking auch erhebliche Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen.

Jason sagt: "Seit wir begonnen haben, mit Atlassian ein System of Work aufzubauen, sind die Ausgaben für Tools um 54 % pro Jahr gesunken, und wir konnten innerhalb von drei Jahren 40 % unserer Betriebskosten wieder in das Unternehmen reinvestieren, ohne dass die Arbeit darunter gelitten hat. Wir verbringen auch 30 % weniger Zeit mit der Behebung von Tool-Problemen, die wir in Effizienzverbesserungen und Innovationen reinvestieren."

Amy fügt hinzu: "Atlassian Cloud hat uns wirklich dabei geholfen, gleiche Rahmenbedingungen zu schaffen. Wir alle verwenden denselben Prozess, dieselben Workflows und dieselbe Sprache, sodass wir besser zusammenarbeiten können."

Teams vernetzen für bessere Zusammenarbeit, Effizienz und Ergebnisse

Nach Abschluss der Migration konzentriert sich Cisco Networking darauf, die Einführung eines standardisierten System of Work in den Bereichen Engineering, Programmmanagement, Geschäftsbetrieb und Serviceteams voranzutreiben. Das von Atlassian betriebene System of Work umfasst:

• Eine einheitliche Engineering-Plattform mit Standard-Taxonomie für Epics, Storys, Fehler, Tests (via Xray) und Umgebungen

• Gemeinsame Felder und Workflows für Hardware- und Software-Vorgänge

• Integrierten Code und CI/CD über Bitbucket

• Durchgängige Nachverfolgbarkeit über Entwicklung, Tests und Betrieb hinweg

Die Verbindung von Tools und Teams über die Atlassian-Plattform erleichtert Cisco die Zusammenarbeit, steigert die Produktivität und verbessert die Transparenz, das Abhängigkeitsmanagement, die Nachverfolgung und die Entscheidungsfindung.

Beispielsweise dominierten früher statische PowerPoint-Präsentationen den Entwicklungslebenszyklus von Cisco Networking, doch nun verwalten die Teams den Programmstatus, den Zustand und die Genehmigungen in Echtzeit mit Jira. Das "Commit Deck" ist ein dynamisches Confluence-Dokument, das direkt mit Jira-Daten verknüpft ist. Führungskräfte präsentieren Live-Daten mithilfe des Confluence-Präsentationsmodus und Jira-Makros. Laut Amy ist der Prozess dadurch 24-mal schneller geworden: "Es war wirklich sehr hilfreich, die Teams dazu zu bringen, ihre Status-Updates in Jira statt in PowerPoint zu machen und Echtzeitberichte und Dashboards zu erstellen. Was uns früher jede Woche zwei Stunden gekostet hat, dauert jetzt vielleicht 5–10 Minuten."

Über das Engineering hinaus führt Cisco Networking immer mehr Geschäftsworkflows auf Atlassian aus, darunter Finanzierungsanträge, Beschaffung, Audits, Ticketing für Laborservices und Dashboards für Führungskräfte. Amy sagt: "Atlassian hat Cisco vor allem dabei geholfen, die Datensilos zu durchbrechen und ein System of Work zu schaffen. Es hat uns geholfen, uns schneller zu entwickeln, als Team schneller voranzukommen und die Daten mit unserer Strategie zu verknüpfen."

Skalierung von Effizienz und Innovation mit Atlassian Rovo und Forge

Für Cisco Networking ist der Aufbau eines System of Work mit Atlassian Cloud Enterprise die Grundlage für Vernetzung und Innovation. "Ein auf einer leistungsstarken Datenplattform basierendes System of Work mit einheitlichen Arbeitsweisen ermöglicht es uns, Informationen zu aggregieren und KI sehr effektiv einzusetzen", sagt Jason. "Mit Atlassian ermöglichen wir Benutzern eine sehr einfache und effektive Vernetzung und bieten ihnen nahezu in Echtzeit Zugriff auf Informationen. So können wir KI in großem Maßstab einsetzen."

Cisco Networking nutzt Rovo bereits für die unternehmensinterne Suche, die Zusammenfassung und Erstellung von Inhalten sowie die Entwicklung von Agenten zur Automatisierung der Berichterstellung, wodurch einige Prozesse bis zu 40-mal schneller werden. Eric sagt: "Unser System of Work und die Rovo-Agenten erleichtern dem Programmmanager die Arbeit und verkürzen eine mühsame Aufgabe, die sonst 10 Stunden dauern würde, auf 15 Minuten. Das andere absolut Unglaubliche daran ist, dass wir, da wir bereits über all diese Agenten verfügen, mehrere Agenten multimodal zusammenstellen können, um eine Aufgabe zu erledigen, für die normalerweise drei Agenten erforderlich wären."

Cisco Networking nutzt Rovo auch mit Forge, der App-Entwicklungsplattform von Atlassian Cloud, damit jeder benutzerdefinierte Apps und Automatisierungen erstellen kann. Beispielsweise hat das Unternehmensteam allein in einem Quartal fünf Apps entwickelt, darunter:

• Statusübersicht für Führungskräfte mit KI: Nutzt KI, um Informationen zu Zustand, Risiken, Korrekturmaßnahmen, Auswirkungen auf Kunden und Zeitplänen aus Jira-Feldern zu extrahieren und automatisch eine kurze Zusammenfassung für Führungskräfte zu erstellen.

• Confluence Commit-Deck-Generator: Erstellt anhand einer Vorlage das standardmäßige Confluence "Commit Deck" für ein Programm und speichert es automatisch im richtigen Bereich/Ordner.

• Bug Scrubber: Eine Neuauflage eines alten, selbst entwickelten Tools, das Entwickler geliebt haben, das nun aber in Jira läuft, sodass die Daten nicht mehr isoliert sind.

Jason sagt, dies sei nur der Anfang dessen, was noch bevorstehe: "Das ist eine großartige Gelegenheit, die Produktivität zu steigern, Routinearbeiten aus der Welt zu schaffen und den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Wir setzen voll und ganz auf Atlassian und sind gespannt darauf, was wir mit dem Atlassian Stack noch alles erreichen werden."

Was kommt als Nächstes: mehr Akzeptanz und Produktivitätssteigerungen, weniger Silos und Kosten

Cisco Networking hat bereits in wenigen Jahren beeindruckende Verbesserungen erzielt und steht erst am Anfang. Folgende Prioritäten sieht das Unternehmen als Nächstes vor:

• Ausweitung der Nutzung der Atlassian Cloud um 25–50 % oder mehr, da immer mehr Funktionen und Arbeitsabläufe auf die Plattform verlagert werden

• Reduzierung der Betriebskosten um 20–25 % durch Automatisierung und KI

• Skalierung von Forge und Rovo-Agenten, um noch mehr Teams in den Bereichen technische Dokumentation, Programmmanagement und anderen Disziplinen zu unterstützen

• Weitere Beseitigung von Silos im gesamten Produktportfolio, um Führungskräften und Kunden einen umfassenderen Überblick zu verschaffen

Für Cisco Networking ist Atlassian mehr als nur eine Sammlung von Tools. Es ist die Plattform und Partnerschaft, mit denen Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen können. "Wenn wir darüber sprechen, warum wir uns für den Atlassian Stack entschieden haben, lag es größtenteils an der Leistungsfähigkeit der Plattform", sagt Jason. "Man kann sich sechs oder sieben erstklassige Tools zulegen, aber dann verbringt man seine Zeit damit, Daten zu integrieren und zu verschieben, anstatt tatsächlich Probleme zu lösen."

Eric fügt hinzu: "Mit unserem Atlassian Stack kontrolliert unser Team die Entwicklung von Cisco Networking-Produkten im Wert von mehreren Milliarden Dollar. Atlassian Cloud hat dazu beigetragen, unsere Entwicklung und digitale Transformation zu beschleunigen, und wird das auch weiterhin tun."