יצירת קבוצות חכמות ב״אנשי קשר״
קבוצה חכמה מתעדכנת באופן אוטומטי לפי קריטריונים שהינך מגדיר/ה. לדוגמא, ניתן ליצור קבוצה חכמה בשם ״מועדון קריאה״ הכולל את כל אנשי הקשר שבשדה ״הערה״ בכרטיס שלהם כתוב ״ספר״. בכל פעם שתוסיף/י את המילה ״ספר״ לשדה ״הערה״ של איש קשר, איש הקשר הזה יתווסף לקבוצה החכמה.
הערה: קבוצות חכמות יכולות לכלול אנשי קשר מכל החשבונות.
יצירת קבוצה חכמה
בחר/י ״קובץ״ > ״קבוצה חכמה חדשה״.
הקש/י שם.
השתמש/י בתפריטים הקופצניים ובשדות המלל כדי להגדיר תנאים.
להגדרת תנאים נוספים, לחץ/י על הכפתור ״הוסף״
. יתכן שתצטרך/י לגלול על-מנת לראות יותר שורות תנאי.אם תכלול/י קבוצה בתנאי (על-ידי בחירה באפשרות ״הכרטיס חבר ב״ או ״הכרטיס אינו חבר ב״), לא תוכל/י למחוק קבוצה זו עד שינוי התנאי או מחיקת הקבוצה החכמה.
לחץ/י על ״אישור״.
עריכת קבוצה חכמה
בחר/י את הקבוצה בסרגל הצד, ולאחר מכן בחר/י ״עריכה״ > ״ערוך/י קבוצה חכמה״.
שינוי שם של קבוצה חכמה
בחר/י את הקבוצה בסרגל הצד, ולאחר מכן בחר/י ״עריכה״ > ״שנה את שם הקבוצה״.
לא ניתן להוסיף אנשי קשר ישירות ל״קבוצה חכמה״ ולא להסיר ממנה אנשי קשר ישירות — על-מנת לשנות את אנשי הקשר שנכללים בקבוצה חכמה, יש לשנות את הקריטריונים שלה.
כברירת-מחדל, יש ביישום ״אנשי קשר״ קבוצה חכמה בשם ״פעולת הייבוא האחרונה״, הכוללת את אנשי הקשר שייבאת לאחרונה.